Nesse conteúdo vamos falar sobre algo essencial para toda empresa, colaborador e time: Gestão do tempo e produtividade.
A gestão do tempo é o processo de organizar o seu tempo de forma que consiga atender todas as suas demandas no prazo estabelecido, sem que perca a eficiência das tarefas desenvolvidas naquele tempo.
A produtividade, por outro lado, é a eficácia com que você desenvolver as tarefas dentro do prazo estabelecido. Quando aliamos os dois processos, vemos uma forte otmização do uso do nosso tempo e eficiência profissional.
Apesar de parecer algo complexo, preparamos um artigo completo com dicas práticas para que você desenvolva muito bem a sua gestão de tempo com produtividade. Confira como fazer isso nos tópicos a seguir:
O que veremos neste artigo
O que é gestão do tempo?
Vamos começar com o básico para entender todo o conteúdo, afinal o que é gestão do tempo?
Gestão de tempo é todo processo de planejamento, realização e gerenciamento de tempo para tornar mais produtiva a execução das atividades.
Planejamento para saber o que deve ser feito, na ordem que deve ser feito e quais os profissionais realizarão o que deve ser feito.
A realização precisa de foco, conhecimento teórico e práticos de quem vai executar para evitar problemas e garantir qualidade.
Por fim temos o gerenciamento em si, que em resumo são as mudanças de rota, controle de qualidade e etc.
Uma vez que a empresa, times e colaboradores possuem uma boa gestão de tempo, eles conseguem garantir qualidade e velocidade.
Essa produtividade garante que a empresa consiga alcançar seus macro objetivos e os colaboradores seus objetivos individuais.
Quais são os princípios da gestão do tempo?
A gestão de tempo possui cinco princípios essenciais:
- Priorização
- Planejamento
- Foco
- Gerenciamento
- Manejo
Priorização na gestão do tempo
A priorização na gestão do tempo é entender o que deve ser priorizado, desde de tarefas até as metas mais importantes da empresa.
É preciso entender que naturalmente outras tarefas, metas e objetivos estão sendo deixados de lado.
Porém, o colaborador, time ou empresa não pode fazer tudo, então a filosofia aqui é o que se propor a fazer, é necessário que se faça com qualidade, não é mesmo?
Por exemplo, se a empresa deseja aumentar a produção de tal maneira que a qualidade decaia, a velocidade é a prioridade.
A empresa, time ou colaborador precisa ter consciência dessa priorização na gestão tempo.
Não é possível priorizar tudo, pois o nosso tempo é limitado e precisamos fazer escolhas com o nosso tempo.
Planejamento na gestão do tempo
Agora que a empresa tem consciência do que vai priorizar, naturalmente o planejamento estrutura essa priorização.
Ou seja, com a priorização em mãos é possível definir objetivos, metas, processos e tarefas a serem feitas.
Além disso, também é definido aqui uma ordem lógica para que isso aconteça e é avaliado variáveis que possam influenciar no processo.
Por exemplo, treinamento de colaboradores para aumentar a qualidade, crises econômicas, investimento e etc.
Foco
O foco é em resumo a execução daquilo que foi planejado no pilar anterior.
Dessa forma, aqui os profissionais, times e empresa vão se concentrar e executar todas as tarefas, metas e objetivos.
Sempre concentrando o tempo naquilo que é prioritário para a empresa como um todo.
Gerenciamento
Todos nós sabemos que é impossível executar tudo o que foi planejado e da maneira que foi planejado, não é mesmo?
O pilar de gerenciamento serve justamente para solucionar problemas encontrados na execução.
Dessa forma, variáveis são reconsideradas, o tempo e o investimento alocado são mudados, tudo é reavaliado e gerenciado.
É preciso compreender que isso não acontece apenas uma vez, mas sempre que for necessário.
Manejo
O manejo é justamente a otimização daquilo que já está sendo executado, enquanto o gerenciamento se concentra em resolver problemas.
O pilar de manejo se beneficia de tecnologias, conhecimento prático e teórico de profissionais, organização individual e em grupo e etc.
Tudo isso ajuda a otimização de todos os processos, desde os mais simples até os mais complexos.
O manejo não necessariamente muda aquilo que foi planejado como o gerenciamento, afinal ele se concentra apenas na parte prática.
Qual a importância da gestão do tempo?
A gestão do tempo para empresas e para profissionais é essencial, pois o nosso tempo é limitado, não é mesmo?
O dia tem apenas 24 horas e precisamos aproveitar esse tempo para focar naquilo que realmente interessa no momento.
Dessa forma, sem a gestão do tempo uma empresa não conseguiria focar nas metas para crescer e se tornar mais forte no mercado.
Da mesma maneira, um colaborador que deseja evoluir profissionalmente também precisa gerir bem o seu tempo.
Para ter mais conhecimento teórico e prático, para ser mais produtivo, para entender quando e com quem fazer networking e etc.
É preciso compreender que a gestão do tempo é um processo contínuo, afinal as prioridades mudam e o tempo alocado também.
Uma startup que deseja encontrar um investidor anjo, depois de encontra finaliza seus esforços para esse objetivo, não é mesmo?
Depois de encontrar um investidor anjo, a startup terá outros objetivos como crescer, contratar mais profissionais qualificados e etc.
Em resumo, sem a gestão do tempo, nenhuma empresa ou profissional pode evoluir em seu mercado.
A verdade é que sem gestão do tempo, esse profissional ou essa empresa podem deixar de existir frente ao mercado.
Benefícios da gestão de tempo
Falamos nesse tópico como a gestão de tempo é essencial para profissionais e empresas, mas aqui vamos listar os benefícios:
- Aproveitar oportunidades únicas
- Crescer profissional ou crescer em seu mercado
- Mais produtividade
- Visão sobre os próximos passos da empresa ou da carreira
- Menos estresse pois nada se torna uma grande surpresa
- Alcançar metas e objetivos
O que é gestão do tempo e produtividade?
Gestão de tempo e produtividade são termos irmãos e que estão presentes no vocabulários das grandes empresas e dos grandes profissionais..
A produtividade é a capacidade de produzir com qualidade e em menos, se comparado com o mercado.Entretanto, a produtividade só existe graças à gestão do tempo.
Uma vez que é impossível ser produtivo sem planejamento e gerenciamento do que se está executando.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Com base nos pilares que falamos anteriormente, vamos dar um panorama geral de como fazer uma boa gestão de tempo
Nesse tópico vamos falar sobre os primeiros passos que você precisa dar para garantir uma boa gestão, seja você um colaborador ou líder.
Nos próximos você vai encontrar diversas situações onde vamos mostrar soluções, Porém, sempre com base nos pilares e nesses primeiros passos que falaremos aqui.
1. Entenda o que é prioridade no momento
O primeiro passo em qualquer estratégia de gestão de tempo é definir o que são as prioridades do momento.
Para isso faça uma lista do que é prioridade na empresa ou no seu trabalho, utilizando sempre uma meta SMART como base.
Essas prioridades podem ser basicamente tudo, afinal vamos mostrar daqui a pouco como filtrá-las.
Depois de fazer essa listagem como uma meta SMART você pode distribuir as prioridades na matriz de Eisenhower.
- Muito importante e muito urgente: Realize essas metas e objetivos (Prioridades) primeiro, utilizando todos os principais recursos para executá-las
- Muito importante e pouco urgente: Realize essas metas e objetivos (Prioridades) depois de executar as prioridades do grupo acima
- Pouco importante e muito urgente: Delegue para colaboradores ou equipes menores, se você é um profissional agende essas metas e objetivos para quando você puder
- Pouco importante e pouco urgente: Elimine essas prioridades da sua visão macro no momento, no futuro depois de executar todas as outras você pode voltar a pensar nessas prioridades
2. Planejamento das prioridades
Com base no que você definiu na matriz de Eisenhower, você vai planejar cada prioridade do quadrante muito importante e muito urgente.
Para cada prioridade você deve dividir ela em tarefas. Tarefas bem claras do que precisa ser feito e as coloque em uma ordem lógica.
Em seguida, você deve utilizar uma ferramenta muito interessante chamada matriz 5w2h.
Nesse matriz você consegue definir atribuições, recursos, tirar dúvidas e muitas outras informações essenciais. Clique aqui para verificar o nosso modelo pronto da matriz 5W2H.
Depois de responder o modelo pronto você terá as informações mais essenciais para começar a executar.
Como gerenciar o tempo para aumentar a produtividade?
Considerando que você já definiu suas prioridades e planejou tarefas para você ou para o seu time, vamos falar sobre aumento de produtividade.
Primeiramente, é preciso entender que o mais importante na produtividade não é o tempo, mas sim o foco.
Uma vez que você e sua equipe podem trabalhar oito horas todos os dias. Porém, sem foco a sua produção não será tão efetiva e nem a qualidade dessa produção.
Com isso em mente, você ou sua equipe precisam se comprometer em uma rotina que aumente o seu foco.
Qual é a rotina de um profissional focado?
Você pode perguntar para qualquer profissional focado, a rotina desse profissional sempre terá:
- Uma boa noite de sono: De 6 horas a 8 horas de sono todos os dias
- Regularidade: Dormir no mesmo horário e acordar no mesmo horário até nos fins de semana
- Hidratação: Beber água ao longo de todo dia, a quantidade suficiente que o seu corpo mandar
- Cafeína: Tomar café depois de uma hora ao acordar, pela manhã e depois do almoço
- Não tomar café depois das 3 horas da tarde
- Exercícios físicos: Faça uma caminha de no mínimo 10 minutos todos os dias, no parque, na esteira ou na corrida estacionária
Por que manter implementar essa rotina?
Como falamos anteriormente, o mais importante na produtividade é o foco e para ter foco você precisa fazer certas atividades.
O sono é essencial para manter o seu foco no dia, mesmo que você sinta-se bem dormindo 5 horas por noite, experimente no mínimo 6 horas.
A cafeína também é essencial, mas ela pode ser usada de forma exagerada para atrapalhar seu sono, não é mesmo?
Além disso, os exercícios físicos ajudam a garantir mais tempo de sono profundo ou sono reparador.
Obviamente, a produtividade do time não vai aumentar apenas impleemtnadno essa rotina.
Entretanto, essa rotina junto do planejamento é a base para que as técnicas que falaremos no próximo tópico realmente funcionem.
Quais as melhores técnicas de gestão do tempo para melhorar a produtividade?
Considerando que você e seu time estão com essa rotina e o planejamento em mãos, podemos falar de algumas técnicas.
Pomodoro
Pomodoro é uma técnica que com certeza você já sabe, mas que provavelmente não utilizou por muito tempo.
Se você não conhece pomodoro é uma técnica onde você faz uma tarefa por 25 minutos e descansa por 5 minutos.
Depois do descanso você volta a fazer a tarefa por 25 minutos e isso se torna um ciclo, com descansos cada vez maiores a cada dois ciclos que passam.
Teste o pomodoro por uma semana pelo menos e se possível tente fazer algumas modificações.
Modifique o tempo de concentração, assim como o seu tempo de descanso, a técnica é apenas uma ferramenta que você pode mudar.
Tenha sua lista de tarefas diária
A segunda técnica que você também pode conhecer, mas nunca utilizou é a lista de tarefas.
Na lista de tarefas você basicamente anota em um aplicativo ou site as tarefas que você precisa concluir naquele dia.
Parece simples, não é mesmo? Porém, essa lista é muito essencial para o seu trabalho, pois ela garante clareza e organização.
Ao ter clareza você acostuma o seu cérebro com o que precisa fazer todos os dias.
Além disso, você não terá que gastar um tempo valioso procurando o que vai fazer, como vai fazer e quando vai fazer.
Quando você ou sua equipe possuem tarefas diárias, você consegue criar protocolos, ou seja, consegue identificar:
- Materiais que precisa
- Qual tarefa precisa ser concluída antes
- Quem é responsável por essa tarefa
- Se essa tarefa tem um prazo a se seguir
Identificando esses pontos, você pode planejar para que nada disso falte. Além disso, se algo faltar ou algum problema ocorrer, não é algo negativo em si.
Se um problema ocorrer que impeça a equipe ou você de fazer a tarefa, você pode anotar e descrever uma solução.
Dessa forma, o problema pode ser evitado com essa solução ou se acontecer, o que deve ser feito para não atrapalhar o fluxo de trabalho.
Como priorizar tarefas para melhorar a gestão do tempo e produtividade?
No tópico anterior falamos que a lista de tarefas é essencial para clareza e organização do seu trabalho ou do seu time.
Porém, muitas vezes percebemos que temos tarefas demais ao longo do dia e temos uma grande dificuldade em priorizar o necessário, não é mesmo?
Nesse tópico vamos mostrar como priorizar as tarefas da sua lista, sem gerar estresse para a equipe ou para você.
1. Classifique suas tarefas como urgente, importante ou opcional
Primeiramente, é necessário que sua lista de tarefas esteja em um aplicativo ou software para que seja classificado em uma dessas três categorias.
- Urgente: Tarefas essenciais do seu trabalho e que não podem ser remarcadas
- Importante: Tarefas essenciais do seu trabalho, mas que podem ser remarcadas
- Opcionais: Tarefas geralmente ligadas a verificação de processos que podem ser automatizadas
Vamos dar um exemplo prático para que você tenha uma ideia de como classificar suas tarefas.
- Ler e-mails: Opcional
- Responder e-mails importantes: Importante
- Fazer relatório do progresso do seu trabalho: Importante
- Participar da reunião: Urgente
- Executar o seu trabalho e enviar para o seu superior: Urgente
2. Faça as tarefas de acordo com a classificação e se for possível
O segundo passo depois de definido a classificação de todas as suas tarefas é fazer de acordo na ordem de prioridade.
Ou seja, primeiramente as tarefas urgentes e em seguida as tarefas importantes.
Naturalmente, algumas tarefas mesmo urgentes não poderão ser feitas pelo horário ou porque depende de outra pessoa.
Nesse caso, pule aquelas tarefas que não podem ser feitas, mas faça segundo essa classificação.
3. Tente automatizar as tarefas opcionais
Tarefas opcionais são tarefas que geralmente envolvem uma verificação e podem ser automatizadas.
Como mandar uma mensagem para seu colega para verificar se a parte do trabalho dele está pronta, ou ler os seus e-mails.
Nesse caso, as duas tarefas podem ser automatizadas, geralmente tarefas opcionais podem ser.
Ao invés de perguntar para o seu colega, você poderia sugerir que a equipe utilizasse o método Kanban em algum software.
Onde todos podem verificar o progresso do trabalho e saber exatamente aquilo que está progredindo ou parado.
Você não precisa ler todos os e-mails, você pode utilizar um filtro disponível em qualquer mensageiro para saber o que é importante.
Dessa forma, você pode responder aquilo que de fato é importante, esse filtro salva alguns minutos por dia e dezenas de horas por ano.
Como a falta de gestão do tempo afeta a produtividade e como evitar?
William Edwards Deming disse: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.”
Ou seja, se não existe gestão do tempo na equipe ou no seu trabalho, você nunca saberá se está fazendo um trabalho satisfatório ou não.
Como falamos no início, uma empresa ou profissional que não tem essa clareza, poderá ser deixado para trás frente ao mercado.
Onde terá empresas e outros profissionais que cuidarão do seu tempo, sendo mais produtivos e fazendo um trabalho satisfatório.
Como posso evitar?
Para evitar esta questão, basta verificar na lista abaixo se você está seguindo todas as dicas até agora.
Verifique na ordem que mostramos abaixo, se você não está seguindo os passos que falamos, siga e continue a partir dali.
- Entenda os princípios da gestão do tempo
- Lista de prioridades da empresa, time ou vida profissional (Metas SMART)
- Faça o planejamento utilizando a matriz de Eisenhower e matriz 5W2H
- Mude sua rotina seguindo as atividades que recomendamos
- Utilize o pomodoro e a lista de tarefas com prioridades
Coloque todas as técnicas que falamos anteriormente e também a que falamos nos próximos tópicos.
Como a gestão do tempo pode reduzir estresse e aumentar produtividade?
A gestão do tempo é essencial para reduzir o estresse já o estresse é justamente a falta de previsibilidade.
Por exemplo, você pode estar estressado pelo trabalho acumulado, mas o trabalho só acumulou pois você deixou acumular, não é mesmo?
A equipe pode estar estressada pela falta de comunicação, mas isso só acontece pois não foi estruturado um ambiente de comunicação efetivo.
Quando você prevê os resultados e faz o gerenciamento, todo o estresse de cada colaborador e da equipe reduz.
Além disso, o resultado não é apenas ter o estresse reduzido, mas sim ter mais produtividade.
Produtividade como falamos significa produzir mais, com qualidade e com menos tempo.
Isso também significa que cada colaborador poderá se dedicar mais à família, relaxar em casa, se cuidar, ao invés de levar trabalho para casa.
Como a tecnologia pode melhorar gestão do tempo e produtividade?
Toda empresa precisa se atualizar com os novos softwares, modelos, aplicativos e outras tecnologias se deseja aumentar sua produtividade.
Para isso a empresa precisa adotar essas atividades se deseja conhecer novas tecnologias e implementá-las.
- Procurar o que a concorrência e o líder do mercado está utilizando de tecnologia
- Perguntar para colaboradores se eles utilizam ou encontraram novas tecnologias para ajudar na empresa
- Recompensar colaboradores que procuram novas tecnologias e as dominam
- Fazer treinamentos periódicos para ensinar como utilizar essas novas tecnologias
Como equilibrar gestão do tempo e produtividade com bem-estar pessoal?
Esse tópico será mais direcionado para os colaboradores, mas muitos líderes vão gostar das dicas que vamos passar aqui.
Entretanto, é necessário que você tenha uma nova mentalidade para que as dicas realmente funcionem.
A mentalidade é só foque no trabalho quando você está no trabalho. Parece simples falando, não é mesmo? Porém, é mais complicado.
Muitas vezes você se sente ansioso para entregar um trabalho ou até mesmo levar trabalho para casa e não aproveita a sua família por exemplo.
Essa falta de divisão impede que você se cuide e tenha uma vida de fato, aproveite sua família e amigos e faça algo mais do que trabalho.
Ao mesmo tempo, isso é um claro sinal de que você não está sendo produtivo suficiente no seu trabalho.
Às vezes conversando com os seus colegas, checando as redes sociais no trabalho e muitas outras formas de procrastinação.
Dessa forma, o seu primeiro passo é construir essa mentalidade de divisão entre a vida pessoal e seu trabalho.
Como construir essa mentalidade?
Aqui vamos colocar os principais pontos que você deve seguir para construir essa mentalidade de divisão entre trabalho e vida pessoal.
- Defina horários para o seu trabalho, quando começa e quando termina
- Faça uma lista de atividades proibidas dentro do trabalho como checar redes sociais, por exemplo
- Quando o horário de trabalho terminar você está proibido de fazer ou pensar algo sobre o trabalho
- Responda apenas mensagens urgentes da equipe ou superiores fora do horário do trabalho
- Entenda que é uma construção de mentalidade, dessa forma, o mais importante é não desistir
Como ser mais produtivo no trabalho?
Nesse subtópico vamos falar como ser mais produtivo no trabalho, mas antes se concentre em construir sua mentalidade
- Não participe de conversas entre colegas antes de ter suas atividades urgentes e importantes feitas
- Tenha o horário de chegada como prioridade
- Esteja pronto ao chegar no trabalho, ou seja, se organize para que não precise fazer atividades desnecessárias ao chegar no trabalho para só então trabalhar
- Procure um horário semanal para estudar temas novos relacionados ao seu trabalho, isso vai te levar as novas técnicas e melhorar suas habilidades e o tornar mais produtivo
Como ter bem-estar pessoal?
Para finalizar esse tópico vamos mostrar como garantir que o seu bem-estar pessoal esteja em dia.
- Programe atividades em família ou amigos, pode ser uma viagem ou apenas assistir um filme
- Tenha um hobbie seu, pode ser aprender um novo idioma, assistir filmes antigos ou até mesmo fazer palavras-cruzadas
- Cuide da sua mente procurando materiais feitos por psicólogos, uma mente forte é essencial para uma vida feliz
Como gerenciar interrupções e distrações para melhorar gestão do tempo e produtividade?
No tópico anterior falamos que uma das interrupções mais comuns no ambiente de trabalho é justamente a conversa entre colegas.
Obviamente, não há mal nenhum em conversar um pouco, não é mesmo? Desde de que isso não atrapalhe o seu trabalho.
Uma conversa simples pode custar 20 minutos do seu tempo que poderia estar sendo mais produtivo.
Nesse tópico vamos mostrar como gerenciar melhor essas distrações e interrupções nos casos mais comuns.
Como gerenciar interrupções e distrações dos colegas no trabalho?
Primeiramente, vamos focar em como gerenciar as interrupções de colegas, seja para conversas ou para situações semelhantes.
- Quando um colega interromper o seu trabalho para conversar seja educado, mas direto mostrando que aquele não é o melhor momento
- Quando colega interromper o seu trabalho para conversar ou mostrar algo, estabeleça um horário para que ele mostre ou para conversar como no almoço por exemplo ou próximo a saída do trabalho
- Alguns colegas podem não entender mesmo que você seja educado, mas essas atitudes são essenciais para aumentar sua produtividade
- No horário estabelecido, tome a iniciativa de perguntar o que o seu colega queria falar ou mostrar, afinal seu colega pode ter ficado sem graça
- Se possível explique a situação, mostrando que essas interrupções não são interessantes para o trabalho
Como gerenciar interrupções e distrações no home office?
Uma dificuldade de muitos profissionais é gerir interrupções e distrações no home office, afinal estamos em casa. Veja algumas dicas para gerir melhor o seu tempo e garantir sua produtividade:
- Negocie com sua família os horários que é necessário silêncio total na casa, uma conversa que você e sua família entenda e ambos fiquem satisfeitos
- No horário de trabalho deixe o seu celular no silencioso e em outro cômodo, se é necessário utilizar qualquer aplicativo, utilize a versão para computador
- Se prepare para eventualidades, se a vizinhança estiver em reforma, compre fones de ouvido por exemplo, mas não reclame sobre elas apenas busque a solução
Como gerenciar interrupções e distrações das redes sociais?
As redes sociais são ferramentas incríveis, mas elas podem ser grandes fontes de distrações e interrupções no nosso trabalho. Veja abaixo maneira de gerenciar esse descuido:
- Nunca utilize as redes sociais fora do horário de almoço, mesmo que seja de forma rápida, afinal esses sites e aplicativos são desenvolvidos para manter você neles o mais rápido possível
- Se possível não leve o seu celular para o trabalho, existem diversos softwares que substituem funções do celular para o computador
- Utilize extensões que bloqueiam alguns sites de redes sociais para não cair em tentação
Como estabelecer metas realistas para gestão do tempo e produtividade?
Um dos principais problemas de criar metas é estabelecer o tempo necessário e de forma realista, não é mesmo?
Obviamente, ter em mente os recursos, quem vai trabalhar com você e etc são fatores essenciais, mas sem um prazo, nenhuma meta é atingida.
Dessa forma, vamos explicar aqui qual é o passo a passo que você deve ter se deseja criar metas mais realistas.
Como estabelecer metas realistas para tarefas rotineiras?
Tarefas rotineiras são aquelas tarefas que ocorrem todos os dias, veja abaixo como estabelecer prazos mais realistas para elas.
- Cronometre as tarefas urgentes e importantes por uma semana e coloque os valores temporais de cada dia em uma planilha
- Faça o cálculo da média de todos os valores temporais para cada tarefas urgente e importante
- Com a média em mãos, você sempre vai considerar essa média como o prazo mínimo para realizar aquela tarefa
Como estabelecer metas realistas para metas únicas?
Metas únicas são metas que acontecem apenas uma vez como preparar uma reunião, ou seja, algo que você nunca fez antes para ter uma base de horários.
- Procure colegas que já tiveram essas metas ou tarefas e pergunte em quanto tempo eles realizaram
- Se você não tem colegas que fizeram tarefas parecidas ou iguais anteriormente, procure na internet uma média de valores
- Adicione um tempo extra para essa atividade caso ocorra atrasos, por exemplo se a tarefa vai demorar 40 minutos, estabeleça como prazo 60 minutos.
Esse tempo extra vai ajudar a garantir que a meta seja executada sem pressa e que isso não atrapalhe a qualidade.
Como delegar tarefas para melhorar gestão do tempo e produtividade?
A melhor forma de delegar tarefas para melhorar a gestão do tempo e produtividade é utilizando a matriz de Eisenhower, como falamos nos primeiros tópicos.
Todas as atividades urgentes e que podem ser consideradas como não importantes, você deve delegar.
Saber as tarefas que vai delegar é o primeiro passo, mas logo depois você deve seguir os passos posteriores abaixo.
- Defina com clareza qual é o resultado esperado no fim dessa tarefa, utilizando sempre um indicador de desempenho como velocidade, qualidade, quantidade e etc
- Procure um responsável para a tarefa na equipe e explique especificamente o que é esperado
- Acompanhe a execução da tarefa utilizando ferramentas de gestão como softwares, por exemplo
- Faça um feedback para o responsável da tarefa mostrando pontos positivos e pontos que podem melhorar
Como avaliar e medir gestão do tempo e produtividade?
Como falamos em tópicos anteriores, “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.”
Dessa forma, para avaliar e medir a gestão do tempo é necessário levantar dados sobre três principais indicadores:
- Qualidade satisfatória da execução
- Quantidade produzida
- Tempo em que a quantidade foi produzida
É importante compreender que a quantidade é subjetiva para cada situação, pode ser tarefas produzidas, relatórios ou outros.
Obviamente, existem duas formas distintas para avaliar a gestão do tempo em uma equipe e você sozinho como profissional.
Como avaliar e medir gestão do tempo e produtividade em uma equipe?
Para avaliar e medir a gestão do tempo e produtividade de uma equipe é necessário ter um software de gestão.
Uma vez que são diversos colaboradores e todos esses dados precisam ser avaliados e colocados da mesma maneira.
Dessa forma, ter um software para gestão do tempo é essencial para fazer essa avaliação.
- Cada membro da equipe deve colocar diariamente a quantidade produzida e o tempo em que a quantidade foi produzida.
- O líder da equipe deve avaliar o que foi produzido, a forma mais simples para isso é colocando uma nota de 0 a 5.
Entretanto, é interessante procurar um software para que algumas informações não fiquem disponíveis para todos. Afinal, essa nota pode criar um mal estar dentro da equipe.
Com essas informações colocadas será possível definir qual o colaborador mais produtivo e o menos produtivo.
Dessa forma, o líder deverá dar feedbacks para cada colaborador individualmente sobre o seu desempenho.
Também é necessário que o líder receba o feedback do colaborador sobre situação no momento e ideias para melhorar o desempenho.
Por fim, é importante que ocorra uma reunião para que todas essas ideias sejam discutidas em grupo, para assim serem usadas pelos colaboradores.
O líder deverá verificar se as ideias propostas pelos colaboradores e por eles, fizeram um efeito positivo para o desempenho dos colaboradores.
Caso o contrário, é interessante que o líder desenvolva novas ideias e procure novos métodos para melhorar o desempenho.
Essa checagem de desempenho deve ser periódica, nossa recomendação é que aconteça mensalmente ou semanalmente.
Como avaliar e medir gestão do tempo e produtividade como profissional?
Agora vamos mostrar o passo a passo de como avaliar e medir a sua produtividade como profissional.
Da mesma forma como falamos anteriormente, você precisa de um software ou planilha para anotar os indicadores diariamente.
Com um software ou planilha definidos, você pode seguir os passos que falamos abaixo.
- Coloque suas informações diariamente sobre a quantidade produzida e o tempo em que a quantidade foi produzida.
- Peça o feedback do seu superior sobre a qualidade do seu trabalho e como você pode melhorar
- Execute seu trabalho com atenção no feedback do seu superior
- Verifique se houve uma reação positiva nos indicadores propostos
- Se não houve, tente explorar você mesmo novas técnicas e dicas para melhorar os seus indicadores ou manter em valores satisfatórios
Como gestão do tempo pode ajudar a alcançar equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional?
O tempo é o nosso bem mais precioso, não é mesmo? É literalmente o único bem que não volta.
Dessa forma, não ter uma gestão do tempo significa não saber utilizar o nosso bem mais precioso.
Imagine que você ganha um grande valor em dinheiro, mas você não possui nenhuma instrução de como gerir, até mesmo conceitos básicos.
Naturalmente, esse dinheiro vai desaparecer rapidamente, não é mesmo? Justamente porque você não soube usá-lo corretamente.
Um profissional que não consegue gerir o seu tempo, nem consegue alcançar as metas do seu trabalho, bem como não consegue ter uma vida pessoal equilibrada, saudável e satisfatória.
Gerir o tempo é algo que todos podemos aprender, pode ser mais difícil ou mais fácil para alguns, mas temos essa possibilidade.
Em resumo, queremos mostrar que a gestão do tempo começa na nossa mentalidade.
Entender que o tempo é o nosso bem mais precioso, nos faz querer cuidar melhor de como o utilizamos.
Como gestão do tempo e produtividade afetam tomada de decisões e desempenho?
A gestão do tempo afeta diretamente nas suas decisões e na qualidade do seu trabalho, ou seja, no seu desempenho.
Uma vez que sem a gestão do tempo, infelizmente temos um grande acúmulo de tarefas, gerando estresse e afetando nossas decisões.
Quantos profissionais existem que levam trabalho para casa e não aproveitam um tempo de qualidade com sua família e amigos?
Quantos desses profissionais estão mais estressados, se afastando cada vez mais dos seus hobbies, prioridades, estudo e etc.
O pior que naturalmente essa falta de gestão do tempo e o estresse afeta o trabalho, tornando a vida muito complicada.
Houve um estudo conduzido por Shai Danziger, Jonathan Levav e Liora Avnaim-Pesso que demonstrou como o mínimo de estresse afeta nossas decisões.
O estudo mostrou que se os juízes que fizeram parte do experimento estivessem com fome, isso aumentava as chances de condenar o réu.
Justamente pelo estresse causado de estar com fome, interessante, não é mesmo?
Aqui deixamos a reflexão: será que a falta de gestão do tempo está afetando todas as decisões da sua vida?
Como gerenciar o tempo efetivamente para lidar com prazos e aumentar a produtividade?
Esse tópico será mais direcionado para os líderes, mas muitos colaboradores vão achar interessante as nossas dicas.
1. Defina o prazo com todos os envolvidos
Primeiramente, é necessário definir um prazo em conjunto. Afinal, se o prazo for definido unilateralmente, isso vai gerar uma insatisfação entre líderes, times e colaboradores.
Seja porque o prazo não foi respeitado ou porque a qualidade acabou caindo em detrimento da velocidade.
2. Divida a meta em pequenas tarefas
O segundo passo é dividir a meta ou objetivo em pequenas tarefas cada uma com seu prazo.
Dessa forma, será muito mais fácil acompanhar a evolução da meta e também verificar se vai acontecer um atraso ou não.
Obviamente, o prazo de cada tarefa precisa respeitar o prazo macro antes definido com a equipe.
3. Feedback ou alteração do prazo
Se alguma tarefa dentro da meta for atrasada pelo colaborador, é necessário que o líder faça um feedback individual.
Falando sobre a importância do prazo, maneiras de aumentar a produtividade e etc. Entretanto, às vezes o atraso nos prazos são por fatores externos, não é mesmo?
Nesse caso, é interessante que ocorra uma alteração no prazo macro, afinal se ele for mantido pode gerar muito estresse e insatisfação.
Como melhorar organização para aumentar gestão do tempo e produtividade?
Para melhorar a organização é necessário ter o hábito de organização.
Ou seja, a organização precisa ser algo feito todos os dias, em um ciclo prático e possível para que seja realizado diariamente.
Foi considerando isso que vamos mostrar o melhor passo a passo de como melhorar a sua organização.
1. Defina o que é necessário para você trabalhar
Anote tudo que é necessário para você antes de trabalhar, desde as coisas mais simples até as mais complexas. Por exemplo:
- Chaves da sua casa
- Verificação de e-mail
- Café da manhã
- Notebook
- Fones de ouvido
- Casaco
Essa é uma lista simples de tudo que você precisa ter em mãos para ir ao trabalho, são ações, objetos, confirmações e etc.
2. Verifique eventualidades
O segundo passo é verificar eventualidades, ou seja, situações das quais você não se preparou para lidar. Por exemplo, estava chovendo e você não levou um guarda-chuva.
Entretanto, ao invés de reclamar sobre a eventualidade, tenha o hábito de anotar e apontar uma solução para o tal acontecimento.
Dessa forma, incorpore a solução da eventualidade na sua lista do passo anterior.
3. Organize e melhore sua lista
Depois de feita, transforme a sua lista em um checklist para que você verifique e deixe tudo organizado antes de dormir.
Dessa forma, de manhã você não vai precisar se organizar ou perder tempo procurando alguns dos itens da sua lista. Além disso, é importante melhorar sua lista adicionando certos passos.
Por exemplo, você não precisa levar o guarda-chuva todos os dias. Ao invés disso, você pode apenas verificar a previsão do tempo todos os dias.
Exemplos e Técnicas de gestão do tempo
Para finalizar o nosso conteúdo vamos mostrar diversos exemplos de situações que consomem o nosso tempo e como fazer a gestão delas.
Para cada situação vamos definir a melhor técnica para todas elas com base em tudo que falamos nesse conteúdo.
Como planejar uma meta para equipe e delegar tarefas?
Se você é um líder, verifique o passo a passo abaixo de como planejar uma meta e delegas tarefas para sua equipe.
- Entenda os princípios da gestão e os apresente para a equipe como um treinamento
- Utilize a matriz de Eisenhower e matriz 5W2H para organizar e delegar tarefas em equipe
- Faça o acompanhamento da evolução utilizando softwares de gestão como notion, trello, monday
Como otimizar suas reuniões em equipe?
Se você é um líder, provavelmente deseja ter reuniões mais claras e rápidas, então siga os passos abaixo.
1. Categorize as suas reuniões
Existem várias categorias de reuniões, como as informativas, de feedback, brainstorming, treinamento, tomada de decisão e etc.
Defina as reuniões mais comuns que acontecem na sua empresa ou com a sua equipe.
Além disso, defina o tempo de cada uma delas nos seguintes grupos:
- Reuniões rápidas de 30 minutos
- Reuniões intermediárias de 60 minutos
- Reuniões longas de 120 minutos ou mais
Obviamente, esse tempo é aproximado com base na sua experiência. Além disso, cada um desses grupos possui uma importância diferente.
Por exemplo, uma reunião informativa apenas para levar uma informação nova, pode ser feita em 30 minutos.
Entretanto, uma reunião de tomada de decisão não pode ser feita em 30 minutos, pois é necessário ouvir opiniões, discutir e etc.
2. Organize como será cada reunião
Ao categorizar suas reuniões você vai perceber que muitas delas vão se encaixar nos grupos temporais que falamos anteriormente.
Dessa forma, organize como as reuniões vão acontecer com base nesses grupos temporais da seguinte forma.
- Reuniões rápidas: No WhatsApp, Telegram ou qualquer outro mensageiro utilizando enquetes, por exemplo.
- Reuniões intermediárias: Videochamadas no Zoom, Google Meet ou qualquer outra plataforma parecida
- Reuniões Longas: Pessoalmente na empresa
Essa organização dará clareza e mais velocidade às reuniões apenas pela mudança de como será feito.
3. Faça um pequeno roteiro da reunião antes de começar
Toda reunião precisa de um objetivo a ser alcançado, um motivo para existir. Dessa forma, você como líder deve dividir esse objetivo em pequenas etapas.
Por exemplo, em um brainstorm você poderia dividir a reunião nos seguintes passos:
- Exposição de ideias
- Análise de vantagens e desvantagens de cada ideia
- Escolha da ideia
Esse roteiro deve ser exposto para a equipe assim que começar a reunião, para que todos saibam qual o momento falar o que.
Com isso a reunião será mais organizada, além disso, a equipe pode sugerir novos passos antes da reunião para discutir certos assuntos.
Dessa forma, todos vão ser ouvidos e a reunião acontecerá de maneira mais fluida.
Como planejar o seu dia como profissional?
Nesse subtópico vamos falar sobre como planejar o seu dia como profissional utilizando a técnica de to do list.
- A noite faça uma lista de tarefas do dia seguinte utilizando um software como Notion ou Todoist
- Defina quais são as tarefas urgentes e importantes do seu dia
- Marque sempre que completar uma tarefa, sempre começando com as tarefas urgentes
- Chegando em casa, repita o processo para o dia seguinte
Como focar em suas tarefas no seu dia a dia como profissional?
Nesse subtópico vamos falar como focar em suas tarefas utilizando a técnica pomodoro.
- Com base na sua lista de tarefas, comece fazendo a tarefa mais urgente de sua lista por 25 minutos (Utilize um temporizador)
- Quando os 25 minutos passarem descanse por 5 minutos, fazendo uma meditação ou falando com colegas
- Quando o tempo de descanso acabar volte a fazer sua tarefa por 25 minutos e novamente descanse por 5 minutos
- Ao finalizar uma tarefa descanse por 10 minutos e refaça esse ciclo para próxima tarefa
Como eliminar as maiores distrações do seu dia a dia?
O princípio de Pareto nos diz que 80% dos resultados acontecem por 20% das ações.
Dessa forma, tente definir quais são os 20% das maiores distrações do seu dia a dia para eliminá-las.
Para isso, faça uma lista de suas maiores distrações e defina quanto tempo você passa em cada uma delas em média.
Faça isso diariamente durante uma semana, com isso você saberá quais distrações você precisa eliminar da sua vida.
Isso é muito mais realista do que eliminar toda e qualquer distração, afinal somos humanos e vamos nos distrair mais cedo ou mais tarde.
