Toda empresa precisa de planejamento para se manter competitiva no mercado. Para isso, é fundamental ter um bom plano de ação com metas bem definidas.
O plano de ação nada mais é do que um conjunto de estratégias a serem realizadas para alcançar um ou mais determinados objetivos. No entanto ele precisa ser bem elaborado, com metas possíveis e objetivos claros.
Neste artigo vamos mostrar de forma prática e completa como elaborar um plano de ação para a sua empresa e trazer exemplos prontos para melhor compreensão.
Além disso, você poderá utilizar nossa ferramente de Gerador de Plano de Ação.
Confira os tópicos a seguir:
O que veremos neste artigo
O que é um Plano de Ação?
Um plano de ação é uma estratégia detalhada que estabelece as etapas, responsabilidades, prazos e recursos necessários para alcançar um objetivo específico.
Esse objetivo é dividido em etapas ou metas e cada etapa é dividida em atividades que os profissionais vão executar.
Exemplo de um plano de ação prático e simples
Imagine que sua empresa deseja aumentar o seu faturamento anual em 10%, esse é o objetivo principal.
Esse objetivo principal nesse exemplo foi dividido nas seguintes metas:
- Analisar o mercado atual para identificar as demandas dos clientes para criação de novos produtos e serviços
- Criação base dos produtos e serviços com testes pelos clientes
- Produção do marketing sustentável para expandir a base de clientes
- Acompanhar os resultados para fazer alguns ajustes se necessários
A empresa então define que terá recursos para o orçamento da criação dos produtos e serviços, marketing e análise do mercado.
Também define o sucesso da meta de cada mês com base em seu faturamento mensal, isso também como forma de monitoramento.
Para que serve o Plano de Ação?
Primeiramente, o plano de ação consegue trazer clareza com metas claras para se alcançar o objetivo é solucionar o problema.
O plano de ação consegue alinhar expectativas, responsabilidades e todas as atividades para todas as equipes de todos os setores de uma empresa.
Além disso, o plano de ação consegue mostrar para os colaboradores qual deve ser a prioridade daquele momento, consequentemente aumenta a produtividade das equipes.
Por fim, também mostra uma forma de acompanhar o sucesso ou não de um objetivo, mostrando para a empresa o que precisa ser priorizado e quando a meta deve ser modificada.
Qual a importância de fazer um plano de ação?
O plano de ação funciona como uma garantia de direcionar todos os esforços da empresa para algo funcional e que visa sua melhora.
Além disso, é preciso compreender que certos cenários negativos causados por problemas podem levar ao fim da empresa.
Naturalmente, o fim de todo o sustento dos profissionais lá, da inovação potencial dos produtos e serviços e também um golpe para a economia nacional.
O que é plano de ação: Exemplos
Vamos dar três exemplos de planos de ação para que você entenda ainda melhor como funciona essa ferramenta.
- Empresarial
- Projeto
- Pessoal
Plano de ação empresarial
Digamos que um e-commerce deseja aumentar a satisfação dos seus clientes em 20% ao longo dos próximos 6 meses.
A primeira ação necessária seria fazer pesquisas de satisfação do cliente, identificando quais problemas os seus clientes enfrentam e o resultado principal foi o suporte da empresa.
Em seguida, a empresa treinará a equipe de assistência ao cliente para fortalecer as habilidades de cada colaborador nessa área.
Além disso, verificar se a empresa não precisaria atualizar os seus equipamentos e processos para melhorar o suporte.
Em seguida, a empresa faria uma nova pesquisa e contínua sobre a satisfação do cliente no suporte da empresa.
Ao mesmo tempo que a empresa verifica a satisfação dos clientes, ela também realiza mudanças por sugestões dos clientes, até chegar no objetivo.
Plano de ação para um projeto
Imagine que uma construtora precisa construir um prédio para abarcar uma grande empresa, mas é necessário cinco andares para caber todos os profissionais e seus setores.
Primeiramente, a construtora deve criar um cronograma de tarefas e atividades com uma sequência lógica.
A primeira tarefa seria conseguir as licenças para a construção e verificar que o projeto cumpre todos os requisitos.
Em seguida, seria necessário comprar os materiais ao mesmo tempo que utiliza softwares para regular o estoque e o avanço do projeto.
Por fim, a construtora do nosso exemplo faz verificações de qualidade após cada etapa cumprida da construção.
Plano de ação pessoal
Imagine que um profissional deseja ser promovido no próximo ano para ganhar um salário melhor.
Primeiramente, esse profissional deveria agendar uma reunião com seu superior para receber um feedback construtivo.
Em seguida, esse profissional procura o maior nome na sua área para uma consultoria de trabalho e assim procurar soluções com base no seu feedback positivo.
Imagine que o consultor definiu os cursos que ele precisa fazer e as atitudes que ele deveria ter no trabalho.
Por fim, o profissional monitora o seu progresso diário e fala com o consultor mensalmente para fazer ajustes essenciais.
O que é um plano de ação SMART?
O plano de ação SMART é uma metodologia para criar objetivos mais específicos, possíveis e no prazo necessário.
É importante compreender que o método SMART é uma ferramenta que pode ser utilizada junto do plano de ação.
Além disso, é necessário compreender que o método SMART é uma forma de criar objetivos e apenas objetivos.
Dessa forma, o método não foca no monitoramento que é uma parte essencial do plano de ação.
O SMART no método é na verdade uma sigla que mostra como cada um objetivo deve ser e vamos explicar melhor nesse tópico.
S de Specific (Específico)
Segundo a metodologia SMART todo método deve ser específico, com isso em mente é necessário responder três perguntas:
- O que é o objetivo?
- Onde deve ser atingido o objetivo?
- Por que deve ser atingido o objetivo?
M de Measurable (Mensurável)
O objetivo segundo a metodologia SMART precisa ter critérios para definir seu sucesso e ainda indicadores para acompanhar a sua evolução.
A de Achievable (Atingível)
Segundo o método SMART, todo objetivo deve ser atingível. Ou seja, o que se deseja atingir deve estar de acordo com os recursos possíveis.
Dessa forma, os principais recursos são financeiros, recursos humanos e recursos de tempo disponível.
R de Relevant (Relevante)
Todo objetivo deve ser relevante segundo a metodologia SMART e para isso é necessário estar em consenso para a organização, para as equipes e para os profissionais.
Ou seja, é necessário mostrar que a prioridade é o objetivo para todos da empresa.
T de Time-Bound (Prazo limite)
Por fim, todo objetivo deve ter um prazo limite para ser atingido criando assim um senso de urgência em todos os envolvidos.
Como elaborar um plano de ação?
A metodologia SMART é uma ótima forma de definir um objetivo para que então seja criado um plano de ação.
Dessa forma, o primeiro passo é identificar o problema que a sua empresa está enfrentando no momento.
É preciso compreender que qualquer problema tem um nível hierárquico entre o mais importante e o menos importante.
Para definir esse nível hierárquico para qualquer problema basta se perguntar qual será o cenário da empresa se ele não for selecionado.
Quanto pior for o cenário, mais importante o problema é e mais urgente ele deve ser.
Entretanto, é necessário considerar os recursos da empresa para solucionar esse problema. Afinal, se não é possível solucionar o problema por falta de recursos, a empresa deve focar no próximo.
O que deve ter um plano de ação?
Um plano de ação deve ter três ingredientes essenciais, eles são:
- Um objetivo possível e o mais urgente no momento
- Etapas claras e em uma sequência lógica
- Monitoramento para modificações
O objetivo no plano de ação estamos falando desde o início do conteúdo, então provavelmente está claro essa questão.
Porém, você provavelmente tem mais dúvidas sobre o monitoramento e as etapas de um plano de ação.
O que é monitoramento em um plano de ação?
O monitoramento é algo essencial em um plano de ação, pois a ferramenta mostra algo próximo a realidade, mas não ela em si.
Dessa forma, por mais que um plano de ação seja essencial para qualquer objetivo e evita diversos problemas.
Existem problemas durante o processo ou que não consideramos que exigem uma mudança no plano original para caber na realidade.
Felizmente, muitos softwares e aplicativos conseguem monitorar com certa precisão as mudanças em um plano de ação.
Dessa maneira, fazendo com que a empresa corrija o curso durante o processo e consiga o tão desejado objetivo.
Quais são etapas em um plano de ação?
As etapas de um plano de ação nunca mudam, para cada empresa e objetivo elas podem mudar o seu conteúdo, mas nunca sua ordem e razão.
No próximo tópico vamos discutir com mais profundidade como funcionam as etapas de um plano de ação. Porém, abaixo podemos falar quais são elas:
- Definição de objetivo
- Atividades essenciais
- Responsabilidade
- Monitoramento
- Mudanças e contingências
- Acompanhamento
Quais são etapas do plano de ação?
Aqui nesse tópico vamos descrever quais são as etapas de um plano de ação para que você utilize como base para o seu documento.
Definição de objetivo
O primeiro passo é a definição de objetivo e uma ótima forma de torná-lo bastante prático é utilizar o método SMART.
Atividades essenciais
Depois de definir o seu objetivo, identifique agora quais são as etapas e tarefas que precisam ser feitas em ordem lógicas.
Pense em etapas como um conjunto de tarefas e as tarefas como as ações necessárias para concluir as etapas do objetivo.
Cada etapa ou tarefas deve ser descrita de forma detalhada para que todos os colaboradores envolvidos não fiquem com dúvidas.
Em cada tarefa você pode também utilizar o método SMART, isso é interessante pois mantém tudo no mesmo modelo.
Responsabilidades
Para cada tarefa e etapa é interessante atribuir a um colaborador, isso é importante para verificar se todos os recursos humanos estão de acordo com o planejado.
Afinal, se aquele colaborador que seria atribuído a tarefa não tem um determinado conhecimento essencial, é necessário atribuir outro profissional.
Uma maneira interessante é atribuir cada etapa do objetivo a uma equipe e cada tarefa a um colaborador.
Monitoramento
A melhor forma de fazer o monitoramento hoje em dia é utilizar softwares para gestão de projetos.
Onde todos os colaboradores envolvidos possuem o acesso e conseguem colocar a evolução de cada tarefa lá.
Além disso, a grande maioria desses softwares permite que se veja a evolução do projeto por inteiro.
Mudanças e contingências
Se o monitoramento verificar que uma tarefa está atrasada, não pode ser completa por falta de recursos ou qualquer outro problema ela precisa de uma contingência.
Analise as diferentes tarefas de cada etapa do seu plano de ação e elabore uma contingência para cada cenário plausível.
Contingências são formas de solucionar o que impede a tarefa de ser concluída, os principais cenários são:
- Tarefa prestes a atrasar
- Tarefa incompleta por falta de recursos financeiros
- Tarefa incompleta por falta de conhecimento dos profissionais
- Tarefa incompleta por falta de recursos humanos
Acompanhamento
O objetivo deve ser acompanhado pelos líderes de cada equipe e eles devem ter uma comunicação muito assertiva para qualquer mudança necessária dentro do planejamento.
Ao ter líderes em cada equipe, a comunicação se torna muito mais rápida e assim diligente na solução de problemas
Como criar um plano de ação para atingir metas?
Nesse tópico vamos mostrar de maneira resumida o passo a passo para criar um plano de ação.
- Defina o objetivo baseado no método SMART
- Divida o objetivo em etapas e tarefas pelo método SMART
- Elabore uma contingência para cada tarefa
- Defina quem será o responsável por cada equipe e tarefas
- Monitore a evolução das tarefas utilizando softwares
- Faça mudanças e ajustes com base nas contingências
- Mostre a evolução do objetivo para as equipes
- Celebre a conquista do objetivo
Como escrever um plano de ação?
Para escrever um plano de ação é necessário que todos os envolvidos estejam cientes para que o objetivo seja concluído com sucesso.
Estamos falando desde o líder mais alto na hierarquia ao estagiário e para isso é necessário realizar reuniões e discutir.
Vamos mostrar no próximo tópico como você pode fazer essas discussões de maneira produtiva.
Como fazer um plano de ação passo a passo?
Nesse tópico vamos discutir como fazer um plano de ação com todos os envolvidos da empresa.
Primeiramente é necessário reunir todos os líderes das equipes e assim definir qual será o objetivo a ser alcançado.
Em seguida, será definido as etapas e as atividades necessárias como falamos em tópicos anteriores,
Dessa forma, cada líder deverá levar o plano para sua respectiva equipe e esperar um feedback para fazer mudanças no plano.
Esse é um momento crucial pois é necessário que todos os envolvidos estejam cientes de que podem realizar suas tarefas.
Naturalmente mudanças serão sugeridas e naturalmente o plano será alterado em suas etapas e atividades, mas o objetivo se mantém o mesmo.
Exemplo de plano de ação pronto
Para finalizar nosso conteúdo vamos mostrar um exemplo de modelo que você pode utilizar como base para construir seu plano de ação.
É importante lembrar que é necessário ter lido o nosso conteúdo por inteiro para entender cada conceito perfeitamente do modelo.
Organização do documento
A organização do documento é a primeira etapa onde você escreve o nome do plano de ação e a data de criação.
Isso é importante pois a empresa no futuro pode utilizar os planos de ação que funcionaram para cenários parecidos.
Definição de objetivo
O segundo passo é a definição de objetivo utilizando o método SMART que explicamos em tópicos anteriores.
Divisão em etapas
O terceiro passo é dividir o objetivo em etapas também utilizando o método SMART como base. Geralmente a etapa 0 foca na solução com base nos feedbacks da análise atual.
Tarefas da etapa
O quarto passo é definir as tarefas para cada etapa, também escolheu o responsável pela tarefa, os recursos que o responsável precisa e a data limite.
É importante compreender que a data limite de cada tarefa deve ficar dentro da data limite da etapa atual.
Contingências para as etapas
Por fim, defina as contingências para cada etapa e principalmente um indicador que mostra quando utilizá-la.
