Toda empresa precisa celebrar suas conquistas e compartilhar as suas vitórias com os colaboradores e stakeholders. Esses eventos de celebração são o lugar ideal para demonstração de bons números, alcance de metas e também para alinhamentos de sua estratégia futura.
No entanto, organizar eventos na empresa nem sempre é uma tarefa fácil, pois envolve custos, recursos e um planejamento estratégico que envolve toda sua equipe.
Neste artigo vamos mostrar como organizar esses eventos pode ser mais simples do que parece. Elaboramos dicas práticas e tabelas de gastos para que você consiga ter uma ótima celebração com todos os que amam a sua marca. Confira nos tópicos abaixo:
O que veremos neste artigo
O que é um evento corporativo?
O que é um evento? Um evento é algo que acontece em um lugar e tem como objetivo reunir pessoas de diferentes pontos da sua região ou até mesmo vindos de fora dela.
Eventos podem ser feitos por qualquer tipo de associação ou grupo, mas são muito mais frequentemente realizados pelas grandes corporações mostrarem seu produtos e serviços, pois requer um investimento de publicidade para tal.
No entanto, pequenas empresas também podem e devem realizar seus eventos, ainda que sejam eventos internos como festas de aniversário da empresa e festa de final de ano da empresa.
Como organizar eventos na empresa?
Independentemente do ramo de atividade, sempre tem eventos como festa anual da empresa, aniversariantes ou alguma promoção.
Não é o que todas as empresas fazem, mas em suma maioria boas oportunidades surgem, para comemorar algo importante.
Foi com isso em mente que nós escrevemos este artigo, pensando nas pessoas que gostam de fazer ações como esta, aniversários, viagens ou até piqueniques, coffee break.
Quais sãos os benefícios de como organizar eventos da empresa?
Fazer um evento corporativo é ter em mente que ações como esta fazem parte do sucesso e promovem união dos setores. Além de gerar ótimo posicionamento da marca em redes sociais por parte de seus colaboradores.
Eventos assim precisam ser vistos como investimentos e incentivos, todos se envolvem compreendem a importância dessa estratégia para os negócios, fica bem mais fácil entender a importância que se tem na empresa.
Geralmente quem tem esse tipo de iniciativa é o RH, planeja ações de treinamentos, coffees break, faz orçamentos, calcula o valor de tudo que pode ser gasto em eventos.
Algumas dicas deste artigo podem te ajudar a desenvolver melhor as ações.
Quais são as fases do processo de planejamento é organização de eventos?
Quais os 4 pilares para organizar um evento?
A grande maioria dos eventos são organizados por empresas de marketing e publicidade. O que é importante saber sobre o assunto é que você precisa ter uma boa ideia do tipo de público que pretende alcançar com seu evento. Este é um aspecto muito importante na hora de planejar sua campanha de promoções.
Sendo assim, tudo isso precisa ser planejado com antecedência, levando em conta 4 pilares principais sobre organização de evento:
- Objetivo: o que você pretende com este evento? Qual mensagem deseja transmitir?
- Recursos e Mão-de-obra: quais são os recursos e pessoas para realizar o evento?
- Custo: qual o custo de cada parte de evento? Quanto a empresa está disposta à investir?
- Prazo e Disponibilidade: quando será o evento? As pessoas estarão disponíveis nesta data?
Quais são as 3 etapas básicas da organização de um evento?
Podemos também colocar 3 etapas básicas da organização de um evento, que são simples mas precisam de muito atenção, igualmente.
- Planejamento: organização de todas as etapas do evento e estabeleciomento das metas e objetivos.
- Realização: dia e momento do evento. Início ao fim. Montar contingência para cada processo.
- Acompanhamento de resultados: como mensurar se os resultados foram atingidos.
Como montar um cronograma de eventos?
A primeira coisa que você precisar fazer é planejar quais serão os eventos e quantas pessoas vai receber. Isso pode ser feito no Google Calendar, no Eventbrite ou mesmo no Facebook.
Para montar seu cronograma será preciso saber apenas as informações necessárias para o seu evento de sucesso, seja ele grande ou pequeno. Veja abaixo:
- Qual é o objetivo do evento? O que você deseja com sua realização?
- Defina a proposta de evento corporativo em uma frase
- O que fazer para o evento? Terá um show, teatro, palestras, oficinas?
- Crie um nome para o evento que seja viral
- Quando será o evento? O seu público pode ir nesta data?
- Com quem poderei contar, quem serão as pessoas que o auxiliarão? Tem custo?
- Qual será o custo de cada etapa? Terá patrocínio? De onde virão os valores?
- Quais serão as etapas de preparo? Quantas reuniões terão? Quem fará o quê?
- Qual será o público que deseja atingir?
- Quando será o local do evento? É acessível e fácil de estacionar e chegar?
- Como organizar o evento? Criou um checklist para a programação?
- Definir a programação do evento com sua equipe
- Qual a estrutura necessária do evento? De quantos lugares precisa? Precisa de microfones?
- Alimentação, transporte e hospedagem para todos
- Quem serão os Palestrantes, qual o custo para ter cada um e qual o assunto de cada um?
- Criar checklist para o dia do evento e realizar cada etapa com calma
- Desenvolver publicidade, como crachás, folders e imagens para redes sociais
- Cronograma de pagamentos do evento, como garçons e outros
- Criação de indicadores do evento, como pesquisa dos participantes e outros
- Relatório dos resultados do evento
- Distribuição de certificados para participantes
Quais as melhores empresas de Organização de Eventos ?
Preciso ser sincero: é muito difícil e até injusto dizer quais são as melhores empresas de organização de eventos!
Muitas são ótimas, mas para você, o valor custo/benefício é inviável, não é mesmo? Sendo assim, o mais importante é que tenha alguns critérios sérios antes de fechar qualquer contratos com esta empresa:
- Consulte suas redes sociais e veja os eventos que a empresa já realizou
- Veja as opiniões de quem já foi cliente
- Procure saber quem são os seus fornecedores
- Veja a segurança que oferece
- Considere o custo por etapas e total no contrato final
- Procure por boas indicações de colegas
- Procure saber sobre a idoneidade da empresa
- Não aceite vendas casadas
- Procure ir à um evento promovido por esta empresa
- Verifique se existe uma prova do cardápio
- Saiba se a empresa tem experiência no tipo de evento que deseja
Estes são apenas alguns itens, mas fundamentais para conhecer mais sobre a empresa que deseja contratar para seu evento.
Como economizar na contratação de empresas de Organização de Eventos ?
E você deve estar se perguntando neste momento, em como economizar no meu evento, não é mesmo? Para isso é preciso apenas um pouco de planejamento e seguir algumas diretrizes que colocamos abaixo para você.
- Faça reservas com antecedência, isso sai mais barato geralmente
- Faça ao menos 5 orçamentos para cada item que desejar
- Evite gastos além do orçamento que possui
- Procure fazer com que sobre 15% do orçamento para despesas extras. Caso não tenha, economize
- Procure patrocínios externos para seu evento
Definição de gastos
Um dos pontos importantes é saber como a empresa disponibiliza para cada tipo de evento, decorações, espaços, avaliar de forma calculada para que não saia do teto de gasto.
Planilhas são aliadas primordiais para uma organização financeira, preencha tudo com calma e faça os cálculos precisos.
Faça pesquisa com colaboradores, as temáticas, quantidade de pessoas que participaram, saiba ser inteligente com pouco dinheiro o que, sugerir itens interessantes e diferentes. Conversar com os organizadores dos locais escolhidos. Buscar parcerias, as permutas pode ser uma opção em alguns casos para promover ambos nas mídias sociais.
Escolha as datas e horas do evento: Defina datas com antecedência
As melhores datas e locais para o seu evento é importante levar alguns fatores em consideração, evitar efetuar eventos em datas de grandes movimentos para não haver aqueles estresses e correrias, datas muito próximas.
Cronograma para todos os colaboradores possam descansar para poderem participar dos eventos. Eventos fora do horário de trabalho podem comprometer o dia seguinte de trabalho, já que não terão aquele tempo para descansar, planeje bem em horários fora do trabalho e que sejam próximos a empresa e com boa localização, fácil acesso.
Nunca deixe para cima da hora, organize com antecedência todas as ações.
Como fazer os cálculos do evento?
Cálculos economizam tempo e poupa dinheiro: Anote tudo que você precisar e faça um levantamento do número de colaboradores e se terá acompanhantes.
Ter uma boa ideia no momento da divulgação, você economizará custos e tempo de forma eficaz. Considere outras alternativas, dentre elas mensagens por e-mails e redes sociais de forma a comunicar impessoal, opções assim não geram custos adicionais.
Como fazer Piqueniques empresariais
A maioria das cidades possuem parques públicos onde se torna possível a realização do seu evento, abre margens até para uma reunião de negócios diferentes.
O que pode gerar fluidez nas ideias de inovação por este ambiente diferente do habitual.
Verifique parques pela cidade onde você possa realizar esse pequenos eventos.
Pontos importantes para todos os tipos de eventos:
- Elaboração da agenda, seleção de fornecedores.
- Divulgação adequada e segurança dos colaboradores.
- Planejamento e logística.
- consultoria e experiências.
Dica de objetos para levar: Utensílios, toalhas ao ar livre, comidas práticas, frutas.
Fatores importantes a se levar em consideração é se o terreno escolhido para uma reunião tem espaço suficiente para a quantidade de pessoas listadas.
Analise o clima do dia e escolha um horário na qual fique confortável para todos, até porque reuniões a céu aberto requer planejamento.
Já pensou fazer um piquenique/reunião em um sol escaldante? Nem pensar.
Conheça agora opções de reuniões e eventos
E como organizar um evento festa? A Confraternização é um evento conhecido e praticado fielmente pelas empresas de forma interna com o intuito de unificação setorial. A uma integração importante em servir de maneira geral os colaboradores para melhoria do clima organizacional.
Sendo assim, se divertir e conhecer outros setores que não ficam ao seu alcance de maneira informal.
Oriente os colaboradores sobre comportamento inadequado, formalize as orientações para evitar eventuais conflitos pós evento.
Lembrando que o intuito é fortalecer o perfil de colaboradores de forma estratégica. Observe os pontos básicos com planejamento e escolha lugares diferentes do ambiente de trabalho: hotel, fazenda, casas de eventos próximos à praia que requer uma boa vista.
Claro, se a empresa liberar verbas para eventos mais sofisticados.
Dependendo da cultura da empresa, um ponto a considerar ou não é a entrada de bebida alcoólica.
Como fazer um Lançamento de produtos
O foco principal deste tipo de evento é promover o lançamento dos novos produtos da empresa atraindo pessoas do mesmo segmento com opções de coquetéis, shows ou outros formatos vai depender muito da organização.
Reunir, chamar atenção para potenciais clientes, investidores e marketing empresarial.
Leia também: 5 reuniões virtuais e atividades para você.
Como organizar Palestras e Workshop
As palestras tem como objetivo motivar e informar diferentes assuntos também com o segmento da empresa. O importante é que todos estejam bem acomodados com o espaço adequado e seguro para aproveitar o evento de forma produtiva a fim de trazer novos “feeling” a empresa.
Você pode também utilizar empresas como o Sympla para divulgação dos seus eventos.
Contrate um palestrante que esteja dentro do padrão da empresa, que gere conteúdo interessante e dinâmico com as práticas e valores organizacionais.
O que a empresa pode proporcionar de mais interessante são os workshops, semelhantes a palestras, porém o intuito é que os colaboradores façam cursos que estejam ou não voltados para função que eles exercem.
Neste caso a equipe inteira participa de forma ativa com eventos interativos como meios motivacionais na prática. Ambos precisam refletir de forma positiva no ambiente de trabalho, diminuindo o estresse, flexibilizando a rotina e trazendo melhores resultados.
Qual é a importância de um evento para a empresa?
Criar um evento e até mesmo participar de um, é extremamente importante para as empresas, pois inserem o seu negócio no mundo corporativo ideal, necessário para o fortalecimento da sua marca, pode acreditar nisso.
Fortaleça a sua empresa com imagem formal e empreendedora com perspectiva ao operacional e um bom relacionamento com o cliente.
O colaborador passa a ter consciência da importância do seu próprio trabalho e do que significa fazer parte da empresa. Eventos desta magnitude exigem uma organização estratégica e impecável.
Conclusão
Quem bom ver que você chegou até aqui após tudo isso que conversamos, sabia disso? Realmente procuramos abranger o máximo possível desta área de eventos corporativos para que você tenha uma boa compreensão da complexidade de um evento.
Através deste artigo, temos certeza que irá tomar as melhores decisões e também terá um bom planejamento para o sucesso do que está preparando, seja um a comemoração de aniversário ou até mesmo um evento para milhares de pessoas.
Não se esqueça de que os elementos apontados para organizar cada evento são apenas o mínimo necessários.
O importante de tudo é a segurança a qual a empresa se põe diante dos clientes e colaboradores e preocupação na organização, sendo eventos grandes ou simples o cuidados é o mesmo.
No final das contas todos podem se divertir de forma segura e sem maiores danos.
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