Delegar tarefas é o ato de compartilhar algumas responsabilidades com outros profissionais dentro da sua equipe.
Geralmente, o líder é quem possui as tarefas e as distribui conforme a capacidade de cada profissional ou a sua aderência ao tipo de tarefa.
No entanto, nem sempre é fácil delegar tarefas, acredite. Em algumas situações, o líder pode não querer se desapegar de suas atividades, em outras situações, não se encontram profissionais capacitados para realizá-las.
Neste artigo, vamos mostrar como não apenas delegar tarefas, mas também capacitar os colaboradores para realizá-las com excelência.
Vamos também conversar sobre os benefícios de delegar tarefas, como dar autonomia para sua equipe e como monitorar as suas atividades.
Continue lendo os tópicos a seguir para aprender como delegar e ter uma equipe muito produtiva e motivada.
O que veremos neste artigo
O que é delegar uma tarefa?
Delegar tarefas é a ação direta de um líder para transferir uma responsabilidade sua para outra pessoa, igualmente competente para tal.
Do ponto de vista gerencial, a delegação ocorre quando um gerente atribui tarefas específicas a seus funcionários.
Qual é o principal benefício de delegar tarefas?
Ao delegar tarefas aos membros da equipe, os gerentes liberam tempo para se concentrar em atividades de maior valor, mantendo os funcionários engajados com maior autonomia.
Qual é o momento para delegar tarefas?
A delegação de tarefas também só ocorre quando o líder da equipe se sente seguro o suficiente sobre a capacidade do seu grupo em receber tais missões.
A segurança vem da capacitação que este mesmo líder fornece aos seus funcionários assim como se mantém perto deles o suficiente para conhecer suas habilidades.
Com isso aprendemos que delegar não depende do acúmulo de serviços, mas de segurança à quem se delega uma tarefa.
Qual é a importância de delegar tarefas e dar autonomia?
Você deve delegar tarefas e dar autonomia aos funcionários!
Compartilhar tarefas é fundamental para que o gestor tenha mais tempo de fazer suas atividades e poder como treinar mais funcionários para assumirem novos desafios dentro da sua gestão.
Sem isso, os processos nunca terão uma evolução e a organização não sairá do lugar.
Quais as vantagens de delegar tarefas?
Existem várias vantagens de delegar tarefas dentro da sua empresa e apenas bons líderes conseguem trabalhar delegando tarefas, sabia disso?
Este é um processo extremamente complicado para os líderes devido à sua responsabilidade sobre os resultados.
Em outros casos talvez se note um pouco de ego ferido do líder que irá delegar tarefas, medos e inseguranças, mas para os bons líderes, esta é a melhor forma de poder desenvolver adequadamente seu trabalho e obter resultados fantásticos.
4 principais vantagens de delegar tarefas
- Gestor tem mais tempo para suas responsabilidades
- Os funcionários aprendem novas tarefas
- Existem novos processos na empresa
- Existe criatividade vinda de mentes diferentes na empresa
Vamos conversar mais sobre outras tarefas mais abaixo neste artigo. Temos certeza que irá gostar muito desta nossa conversa.
Como delegar uma tarefa e dar autonomia?
Como delegar tarefas de forma eficaz? Para delegar tarefas com efetividade, é preciso apenas um pouco de desapego, mas muitos critérios nas escolhas.
Isso quer dizer que o simples fato de delegar algo é fácil, somente é preciso estabelecer critérios para que os resultados atinjam aquelo que deseja e não aconteça nada de errado neste processo.
Quais são os critérios para delegar uma tarefa?
- Para quem delegar: escolha a pessoa certa com o perfil mais adequado para a tarefa.
- Compartilhar Tarefas: explique o motivo de compartilhar as tarefas ou tarefa, dê um feedback positivo e deixe claro o que espera nesta tarefa.
- Dê todos os recursos: dê todo treinamento e recursos que a pessoa precisa para executar as ações necessárias. Sem isso, não haverá condições de cumprir o que se deseja e a frustração será enorme para ambos.
- Confie e acompanhe: acredite que fez a escolha correta, que capacitou seu funcionário para tal, porém, acompanhe e peça relatórios sobre o andamento desta missão.
De quem é a responsabilidade de delegar tarefas?
A delegação de tarefas é sempre responsabilidade das escolhas do gestor, não pense ao contrário.
O gestor é o único responsável pelas suas escolhas e decisões, no entanto elas ficam cada vez mais fáceis quando você aplica critérios inteligentes e eficazes.
Isso traz sempre paz para o gestor desempenhar outras tarefas com maior produtividade. Vamos conversar um pouco mais sobre tudo isso.
Como saber para quem delegar uma tarefa?
Antes de delegarmos qualquer ação, tarefa ou processo, é preciso que saibamos para quem delegar em nossa equipe.
Se você tiver somente uma pessoa, realmente não será difícil, mas se tiverem duas ou mais, é preciso conhecer bem cada uma destas pessoas, e digo isso como um ser humano integral, não apenas a questão técnica.
É preciso conhecer sobre a capacidade de resiliência de cada um, a formação técnica dos profissionais, saber também as aspirações de cada um, assim como seus relacionamentos em equipe e maturidade.
O líder deve capacitar quem receber a delegação da tarefa
A quem receber a incumbência, não é apenas aplicá-la, é preciso sim ter responsabilidade com a empresa e com o colaborador, capacitando o mesmo para que possa se desenvolver muito bem e ter as ferramentas necessárias para tal.
O processo também precisa ser gradual e muito bem explicado e detalhado, e não pense que falar o óbvio é perda de tempo, porque é óbvio para quem diz, e não para quem ouve.
Como confiar nas habilidades dos colaboradores?
Confie nas habilidades dos colaboradores. Lembre-se também que a responsabilidade é sempre do gestor, até mesmo da escolha do colaborador e das decisões que este vier a tomar.
Não pense você que os diretores de uma empresa responsabilizarão o seu colaborador sobre algum problema, pelo contrário, eles pedirão a você o relatório de tudo.
O líder deve assumir os erros da sua equipe
Tendo saído certo e, principalmente, se algo der errado, sendo assim, assuma a bronca, confie no seu treinamento, faça sua supervisão, mas jamais abafe o trabalho do colaborador.
Fazendo tudo de forma gradual, você terá confiança na sua decisão e seu colaborador com toda certeza responderá à altura a oportunidade oferecida, isso é o que acontece na prática.
Qual é o papel da delegação na empresa humanizada?
A centralização do poder é sempre prejudicial, e compartilhá-lo com outras pessoas traz uma carga menor de estresse, além de um ambiente mais humano devido à confiança no outro.
A descentralização do poder traz mais conforto entre todos e uma participação muito maior do ser humano em todos os processos, sem necessariamente perder a importância da função de quem delega.
Quais são as vantagens de compartilhar tarefas?
Por que a delegação de tarefas é tão importante numa empresa?
Exatamente porque é aí que os relacionamentos melhoram. Vemos várias vantagens em compartilhar tarefas em uma liderança. Vamos entender abaixo alguns tópicos:
- Gestor tem mais tempo de gerenciar novas tarefas
- Funcionários tem mais chances de se desenvolverem
- Notamos maior criatividade nas ações e delegação de tarefas
- Aumento de produtividade da equipe
- Aumento de lucro da empresa
- O gestor aprende formar novas lideranças
- O estresse diminui em toda equipe
- A autoconfiança de todos melhora
- Funcionários saem da “zona de conforto” e apatia
Qual a Importância de delegar para as empresas?
Vamos ver mais alguns tópicos de extrema importância sobre delegar tarefas nas empresas, especialmente para aquelas que desejam crescer e necessitam de mais lideranças.
Delegar tarefas gera processos mais rápidos nas empresas
Quando se delega, os processos são mais criativos e não dependem do gestor muito ocupado para responder seus e-mails e tomar decisões.
Pelo contrário, o seu subordinado que tem a delegação em suas mãos faz o que o gestor deseja em prazo menor, porque a sua ocupação é apenas esta no momento, e a da gestão são dezenas outras que foram acumuladas durante o tempo.
Aprender delegar tarefas ajuda reduzir custos
Devido ao fato de a equipe ter mais autonomia pela delegação de tarefas, eles passam a exercer maior criatividade e, desta forma, começam a pensar em processos de forma segmentada e de como encurtá-los e fazer com que os custos sejam menores.
Aprender delegar tarefas gera novos líderes
Quando delegamos, passamos a confiar nas pessoas da nossa equipe para desenvolver as tarefas que antes estavam em nossas mãos.
Isso pode nos dar um frio enorme na barriga, mas oferece subsídios para que quem for desempenhar a tarefa delegada assuma o seu rumo e sua condução.
Isso faz com que o profissional seja mais autoconfiante e tenha uma postura a incentivar o restante da equipe a realizar a tarefa consigo, se tornando, assim, uma liderança naquele momento.
Delegar tarefas produz soluções melhores e mais criativas
Quando estamos resolvendo uma questão em nossa própria mente, temos a tendência de nos isolarmos e tentarmos achar a solução que, em muitos casos, vem, mas não é a melhor.
Ao compartilharmos com outros da equipe e delegarmos a alguém com maior familiaridade ao tema do problema, a tendência é facilitar a solução.
Por que devo compartilhar tarefas?
Como líderes ou gestores, temos muitas tarefas a serem realizadas e, essa quantidade de tarefas faz com que tenhamos soluções demoradas e sem qualidade.
Isso ocorre visto quê, apenas nos livrarmos do problema já é uma solução ótima para nós mesmos neste momento, mas não é para a empresa e nem para sua equipe.
Crie um plano estratégico da delegação e rotinas
É importante, como gestor da área ou empresa, que você possa se manter ocupado com as questões estratégicas e não apenas resolvendo questões de rotina da sua empresa.
Muitas vezes, algumas rotinas tiram a atenção do gestor, que nunca cresce profissionalmente e não consegue tempo para pensar estrategicamente em tudo aquilo que precisa, exatamente por falta do tempo que gasta em várias tarefas que poderia delegar.
Desta forma, crie e documente rotinas, faça um plano estratégico com seus subordinados e delegue as funções conforme habilidades e capacitação.
Delegar tarefas produz motivação da equipe
O fato de delegar tarefas para a equipe é que todos ficarão motivados e se sentirão valorizados.
Isso acontece porque a confiança do seu líder e a valorização das competências do colaborador foram levados em conta, e isso traz um ânimo enorme para todos.
Também acaba mostrando que todos podem ser valorizados e que cada um terá a sua chance dentro da empresa, trazendo maior engajamento e maior produtividade.
Delegar é planejar uma ação gradualmente
Ao pensar em delegar, pense em fazer um planejamento antes de tudo, pensando em qual deve ser o perfil do colaborador para o processo.
Planeje também o que você gostaria de ver no processo e os prazos em que deve ser realizado.
Além disso, pense sobre os materiais e as ferramentas necessárias, planos de ação para problemas inesperados e também os dias para capacitação do colaborador que receber a tarefa.
Como saber o que delegar e o que não delegar?
Também é preciso saber exatamente o que se deve delegar.
Como gestor, a parte de estratégia da empresa encontra-se em suas mãos, sendo assim, estratégia é sua função, ainda que o faça com apoio de sua equipe, mas esta é a sua função principal.
Questões financeiras em especial, que são pontos estratégicos da empresa, devem ser geridos pelo gestor (obviamente). São os pontos “nevrálgicos”.
Decisões de investimento, formação e educação, contratações, demissões e posicionamentos com demais gestores, RH e diretores, são todas incumbências do gestor, não se engane quanto a isso.
As tarefas, ações e processos, estes sim são realizados pela sua equipe .
O que é uma falsa delegação de tarefas?
A metodologia das prisões é vigiar e punir, parafraseando Foucault, onde as pessoas entram, recebem ordens sem que possam exercer sua criatividade ou sejam valorizadas por isso, e possuem vigias sobre si em tempo integral.
Isso não é delegar poder ou empoderar pessoas, ao contrário, é tolher seus direitos e perder excessivamente a produtividade de cada um e, organicamente, da empresa como um todo.
Como perceber uma falsa delegação de tarefas?
Um gestor que trabalha em uma falsa delegação, tem as seguintes ações:
- Delega, mas não ensina como fazer,
- Ao primeiro erro ou problema, já toma a tarefa para si novamente,
- Delega, mas pede relatórios o tempo todo, como um medo do resultado,
- Delega, mas fala mal do subordinado ou é negativo com suas ações.
Se você é um gestor ou líder e age desta forma, é preciso mudar seu entendimento para que consiga focar em novos desafios e alvos da sua empresa.
Exemplo de delegar tarefas
Um ótimo exemplo de delegar tarefas é um time de futebol.
O técnico não pode jogar nas posições que cada jogador está, não teria o mesmo pique, sendo assim, ele delega a cada jogador uma tarefa específica, porém, agregando num mesmo conjunto para que cumpram seu objetivo.
Bill Gates deixou seu cargo na Microsoft somente porque pôde delegar suas tarefas ao seu subordinado, e então seguiu para novos rumos em sua carreira.
O que fazer ao encerrar uma tarefa delegada?
Ao final da tarefa, sente com o seu funcionário e o agradeço pelo que concluiu.
Dê um feedback sobre como foram as suas ações e ofereça sua ajuda e colaboração para as próximas, esperando contar com ele mais vezes.
Espero ter ajuda você com este artigo, e será um prazer que compartilhe suas ideias conosco!
