Não é de hoje que algumas empresas decidiram terceirizar os seus serviços mais básicos. Geralmente são aqueles que não fazem parte do negócio principal da empresa, mas que ainda assim, exige algum expertise na função.
Um exemplo prático disso é a terceirização de folha de pagamento, que exige especialistas na área mas, ao mesmo tempo, não faz parte do negócio principal (core business) da empresa.
Esse modelo possui os benefícios de redução de custos, melhora a capacidade operacional e reduz a necessidade de haver departamentos exclusivos para essas atividades.
Neste artigo, vamos conhecer de forma mais profunda o que é o BPO, todas as suas vantagens e como implementá-lo em sua empresa de maneira eficaz.
Para saber mais sobre o assunto, leia os tópicos a seguir.
O que veremos neste artigo
O que é BPO?
BPO, ou “Business Process Outsourcing”, refere-se à terceirização de tarefas específicas que não fazem parte das atividades principais de um negócio. É uma estratégia que pode ajudar empresas a se concentrar no que realmente importa.
Ao delegar funções secundárias a especialistas externos, muitas empresas descobrem que podem melhorar a eficiência e a produtividade.
Como o BPO começou?
O conceito de BPO tem suas raízes nas décadas de 80 e 90, quando as empresas começaram a buscar maneiras de reduzir custos. Durante esse período, a ideia de externalizar serviços não essenciais ganhou força.
O crescimento da tecnologia e da globalização impulsionou a popularidade do BPO, permitindo que as empresas terceirizassem tarefas para lugares onde o trabalho era mais econômico.
Benefícios diretos do BPO para negócios
O BPO oferece uma variedade de benefícios, incluindo:
- Redução de custos
- Acesso a expertise especializada
- Maior flexibilidade e agilidade
- Concentração em atividades essenciais
- Melhoria da eficiência operacional
- Acesso a tecnologia avançada
- Capacidade de competir em escala global
Essas vantagens tornam o BPO uma opção valiosa para muitas empresas que buscam otimizar suas operações.
Quais áreas podem ser terceirizadas através do BPO?
A terceirização por meio do Business Process Outsourcing (BPO) permite externalizar uma ampla gama de processos empresariais. Entre as áreas mais frequentemente terceirizadas, destacam-se:
- Atendimento ao Cliente: Gestão de chamadas, suporte ao cliente, e serviços de help desk.
- Recursos Humanos: Administração de folha de pagamento, recrutamento, treinamento, e benefícios.
- Contabilidade e Finanças: Gestão financeira, contabilidade, auditorias, e planejamento fiscal.
- Marketing e Vendas: Estratégias de marketing digital, pesquisa de mercado, gestão de vendas, e promoção de produtos.
- TI e Suporte Técnico: Desenvolvimento e manutenção de software, gestão de infraestrutura de TI, e suporte técnico.
- Pesquisa e Desenvolvimento: Inovação de produtos, pesquisa de mercado, e desenvolvimento tecnológico.
- Logística e Distribuição: Gestão da cadeia de suprimentos, armazenamento, e transporte de mercadorias.
Estas áreas frequentemente exigem habilidades especializadas e recursos significativos, tornando a terceirização uma opção estratégica para otimizar operações e focar no core business.
BPO é o mesmo que terceirização comum?
Enquanto ambos os termos envolvem a contratação de terceiros para realizar tarefas específicas, há uma distinção. A terceirização comum geralmente se refere à contratação de serviços externos em um contexto local ou nacional.
Já o BPO, muitas vezes, tem uma conotação global, com empresas terceirizando serviços para outros países para aproveitar custos mais baixos ou habilidades especializadas.
Riscos do BPO: o que considerar?
Como qualquer estratégia de negócios, o BPO tem seus riscos. Algumas preocupações incluem:
- Dependência excessiva de fornecedores
- Problemas de comunicação devido a barreiras culturais ou linguísticas
- Questões de segurança de dados
- Custos ocultos ou inesperados
- Qualidade de serviço inconsistente
- Dificuldades na gestão de contratos
- Falta de controle sobre os processos terceirizados
É crucial pesar esses riscos contra os benefícios potenciais ao considerar o BPO para sua empresa.
Como escolher um parceiro de BPO?
A seleção do parceiro certo é fundamental para o sucesso do BPO. Aqui estão algumas dicas:
- Pesquise a reputação da empresa
- Avalie a expertise e a experiência na área desejada
- Considere a estabilidade financeira do provedor
- Verifique referências e estudos de caso
- Discuta detalhes contratuais, como prazos e cláusulas de rescisão
- Avalie a cultura e os valores da empresa
- Considere visitar as instalações do provedor
Tendo em mente esses fatores, você estará em uma posição melhor para fazer uma escolha informada.
Perguntas a fazer antes de adotar BPO
Antes de se embarcar na jornada do BPO, é essencial fazer as perguntas certas. Algumas delas incluem:
- Quais são nossas expectativas em relação ao BPO?
- Quais processos queremos terceirizar e por quê?
- Quais são os possíveis riscos e como podemos mitigá-los?
- Como o BPO se alinha à nossa estratégia geral de negócios?
- Quais são os custos envolvidos e o retorno esperado?
- Como manteremos a comunicação com o provedor de BPO?
- Como avaliaremos o sucesso do BPO?
Responder a essas perguntas ajudará a garantir uma transição suave e bem-sucedida para o BPO.
Dicas para uma transição suave ao BPO
A transição para o BPO pode ser desafiadora, mas algumas práticas recomendadas podem facilitar o processo:
- Mantenha a comunicação aberta com todas as partes interessadas
- Defina claramente as expectativas e responsabilidades
- Estabeleça métricas claras para avaliar o desempenho
- Invista em treinamento e integração
- Monitore de perto a transição e esteja pronto para fazer ajustes
- Estabeleça um ponto de contato dedicado para lidar com preocupações
- Realize revisões regulares para avaliar progresso e áreas de melhoria
Lembrando dessas dicas, sua empresa estará melhor preparada para uma transição bem-sucedida.
BPO doméstico vs internacional: qual escolher?
Ao considerar o BPO, uma decisão fundamental é se optar por terceirizar localmente (BPO doméstico) ou para um país estrangeiro (BPO internacional). Ambas as opções têm seus méritos.
O BPO doméstico pode oferecer melhor comunicação e alinhamento cultural. Por outro lado, o BPO internacional pode proporcionar custos mais baixos e acesso a um pool de talentos mais amplo. A decisão final dependerá dos objetivos específicos da sua empresa.
Como mensurar resultados com BPO?
Para garantir que sua estratégia de BPO esteja funcionando, é essencial monitorar e medir os resultados regularmente. Algumas métricas chave a serem consideradas incluem:
- Economia de custos
- Qualidade do serviço prestado
- Tempo de resposta
- Nível de satisfação do cliente
- Retenção de funcionários
- Número de problemas ou reclamações
- ROI (retorno sobre o investimento)
Essas métricas fornecerão uma visão clara do desempenho e ajudarão a identificar áreas de melhoria.
Treinamento de equipe na era do BPO
A introdução do BPO em sua empresa pode exigir algum nível de treinamento para sua equipe. Eles precisarão entender o que o BPO significa para o negócio e como ele afetará seu trabalho diário.
Seja transparente sobre o que está acontecendo e forneça recursos e treinamento adequados. Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página e que a transição para o BPO seja o mais tranquila possível.
Preparando sua empresa para o BPO
Antes de mergulhar no mundo do BPO, é vital preparar sua empresa adequadamente. Isso significa avaliar quais processos são adequados para terceirização, definir expectativas claras e garantir que você tenha a infraestrutura certa no lugar.
Realize reuniões para discutir os planos de BPO, forneça recursos educacionais e esteja disponível para responder a perguntas. A transparência ajudará a aliviar quaisquer preocupações e garantirá que todos estejam a bordo com a mudança.
Também é uma boa ideia falar com outras empresas que já adotaram o BPO. Elas podem oferecer insights valiosos e dicas sobre como tornar o processo mais tranquilo.
Contratos de BPO: o que não esquecer?
Ao entrar em um acordo de BPO, é crucial ter um contrato sólido em vigor. Este contrato deve detalhar as expectativas, responsabilidades e quaisquer outros termos relevantes.
Alguns pontos essenciais a considerar incluem:
- Escopo do trabalho
- Prazos e marcos
- Custos e estrutura de pagamento
- Cláusulas de rescisão
- Direitos e responsabilidades de ambas as partes
- Procedimentos de resolução de disputas
- Confidencialidade e proteção de dados
Ter um contrato claro e abrangente ajudará a prevenir mal-entendidos e garantirá que ambas as partes estejam protegidas.
Avaliando o sucesso da implementação BPO
Uma vez que o BPO esteja em andamento, é crucial avaliar regularmente seu sucesso. Isso pode ser feito através de métricas de desempenho, feedback do cliente e análise regular dos processos terceirizados.
Ao manter um olhar crítico sobre sua estratégia de BPO, você garantirá que ela continue a beneficiar sua empresa a longo prazo. Seja proativo em fazer ajustes conforme necessário e esteja sempre buscando maneiras de melhorar.
