Uma empresa que presta serviços precisa se manter sempre organizada e bem estruturada, isso todos já sabemos. No entanto, nem todos conhecem as melhores ferramentas para que isso ocorra de fato.
As Ordens de Serviços estão entre essas ferramentas. É através delas que surgem as demandas para que a equipe técnica realize o serviço para o cliente.
Na OS (Abreviação de Ordem de Serviço), são identificadas as peças a serem trocadas, ros eparos realizados, assinatura do cliente, e outras informações relevantes para a empresa e para o contratante, sempre em duas vias.
Através de uma ordem de serviço bem preenchida, é possível saber quais são os serviços mais solicitados para a empresa, a qualidade do atendimento prestado, as peças que mais são danificadas e uma infinidade de indicadores importantes para o seu negócio.
Neste artigo, vamos mostrar um modelo de ordem de serviço e também o passo a passo para desenvolver a sua própria OS. Leia logo abaixo para saber mais sobre essa ferramenta poderosa.
O que veremos neste artigo
O que são Ordens de Serviço?
Ordens de serviço são documentos fundamentais na gestão de tarefas e projetos. Elas direcionam as equipes sobre o que precisa ser feito, detalhando processos e expectativas.
Elas funcionam como um mapa, orientando passo a passo as ações dos colaboradores. Isso garante que todos sigam na mesma direção e com o mesmo objetivo.
Para que servem as Ordens de Serviço?
As ordens de serviço ajudam a padronizar procedimentos e melhorar a comunicação. Com elas, todo mundo fica na mesma página, sabendo o que fazer e quando.
Servem também para documentar atividades. Isso é útil para controle de qualidade, auditorias e para ter um histórico dos serviços prestados.
Benefícios das Ordens de Serviço
Elas oferecem diversos benefícios, como:
- Aumento da eficiência operacional
- Melhoria na comunicação interna
- Padronização de processos
- Documentação detalhada das tarefas
- Facilidade no treinamento de novos colaboradores
- Melhor gestão de tempo e recursos
- Rastreabilidade de responsabilidades
Modelos prontos: onde achar
Você pode achar modelos prontos de ordens de serviço em sites especializados. O Template.net e o Office Templates são bons pontos de partida.
Com modelos, você economiza tempo e já tem uma base sólida para trabalhar. Basta ajustar ao que a sua empresa precisa.
Modelo Pronto de Ordem de Serviço
Segue um modelo pronto de ordem de serviço para baixar e usar em sua empresa. Basta substituir as informações e logo pelo seu, lembrando que o arquivo está no formato PPTX (Power Point).
Clique na imagem abaixo para fazer o download:
Sites para Modelos de Ordem de Serviço
Alguns sites onde você pode achar esses modelos:
- Canva: para modelos com um visual mais elaborado.
- Lucidpress: oferece modelos facilmente personalizáveis.
- Template.net
- Office Templates
- Formstack
- JotForm
- SmartSheet
Passo a passo: criando a sua
Primeiro, defina o escopo do serviço. Detalhe o que deve ser feito, por quem, e em que prazo. Isso ajuda a evitar mal-entendidos.
Depois, escolha um modelo ou crie do zero. Inclua todos os detalhes importantes e verifique se está claro e completo antes de distribuir.
Componentes de uma Ordem de Serviço
Certifique-se de que sua ordem de serviço contenha:
- Data e hora da emissão
- Descrição detalhada do serviço
- Identificação do solicitante e do executor
- Prazos e etapas
- Materiais e recursos necessários
- Assinaturas e aprovações
- Instruções especiais ou observações
Customizando modelos existentes
Ao customizar um modelo, você o torna mais relevante para sua operação. Adicione seu logo, termos específicos do seu negócio e altere o layout se necessário.
Fazer pequenos ajustes em modelos prontos pode economizar tempo e ainda garantir que atendam às suas necessidades específicas.
Ajustando o Modelo à Sua Necessidade
Inclua nessa personalização:
- Campos para informações únicas do seu serviço
- Espaços para anexos ou imagens, se aplicável
- Termos e condições específicos da sua empresa
- Elementos de marca, como cores e logotipos
- Seções para aprovações e verificação de qualidade
- Códigos de rastreamento ou identificação de projeto
- Contatos de suporte ou equipe responsável
O básico de uma Ordem de Serviço
Uma boa ordem de serviço deve ser clara e objetiva. Ela precisa conter informações como a descrição do serviço, quem vai executar e os prazos.
Ela também deve ter espaço para assinaturas e aprovações, garantindo que todos os envolvidos estão de acordo com o que foi estabelecido.
Estrutura Fundamental
Não esqueça de incluir:
- Título claro e identificação do documento
- Informações do solicitante e do executor
- Descrição precisa das tarefas a serem realizadas
- Prazos e datas importantes
- Assinaturas e autorizações necessárias
- Instruções adicionais ou informações de segurança
- Espaço para observações ou feedback
Quem distribui essas ordens
Geralmente, as ordens de serviço são distribuídas por gestores ou líderes de equipe. São eles que têm visão do todo e podem direcionar as tarefas eficientemente.
Eles também ficam responsáveis por garantir que as ordens sejam cumpridas e por coletar feedback sobre o processo.
O Papel do Gestor nas Ordens de Serviço
O gestor deve:
- Elaborar a ordem de serviço de forma clara
- Distribuir as ordens de maneira eficiente
- Monitorar o progresso e garantir o cumprimento
- Coletar feedbacks e fazer ajustes quando necessário
- Manter um histórico das ordens para referência futura
Definindo prioridades nas ordens
Ao definir prioridades nas ordens de serviço, você assegura que os trabalhos mais críticos sejam feitos primeiro. Isso otimiza recursos e tempo.
É importante ter critérios claros para essa priorização. Urgência, importância e impacto no negócio são alguns a considerar.
Critérios de Priorização
Alguns critérios importantes:
- Impacto no cliente ou no projeto
- Riscos associados à demora do serviço
- Recursos disponíveis e necessários
- Prazos legais ou contratuais
- Sequência lógica de operações
- Disponibilidade da equipe
- Custos envolvidos
Como evitar erros comuns
Para evitar erros comuns nas ordens de serviço, a comunicação deve ser clara e haver uma checagem dos detalhes antes da emissão.
Treine sua equipe para entender bem o processo. Isso minimiza as chances de mal-entendidos e erros na execução dos serviços.
Práticas para Redução de Erros
Implemente práticas como:
- Revisão e checagem dupla antes da emissão
- Clarificação de dúvidas antes do início do serviço
- Uso de uma linguagem simples e direta
- Treinamento adequado para os envolvidos
- Feedback constante sobre o processo
- Atualizações periódicas de procedimentos
- Tecnologia para automação e redução de erros manuais
Ordem de Serviço e produtividade
Uma ordem de serviço bem elaborada pode impulsionar a produtividade. Ela elimina dúvidas sobre o que fazer e quando fazer, permitindo que a equipe se concentre na execução.
A produtividade também aumenta quando as ordens de serviço são monitoradas e atualizadas regularmente. Isso mantém todos alinhados com os objetivos.
Impulsionando a Produtividade
Para isso, considere:
- Estabelecer metas claras dentro das ordens de serviço
- Acompanhar o progresso e fazer ajustes rápidos
- Utilizar ferramentas de gestão para facilitar o monitoramento
- Promover uma cultura de responsabilidade e eficiência
- Oferecer feedback e incentivos baseados no desempenho
Software vs. papel: qual melhor
A decisão entre usar software ou papel para gerenciar ordens de serviço depende de vários fatores. Software pode oferecer mais eficiência e menos erros, enquanto papel pode ser mais simples e tangível.
Avalie o custo-benefício, a facilidade de acesso, a necessidade de rastreamento e as preferências da equipe antes de decidir.
Comparando Software e Papel
Pontos a considerar:
- Facilidade e rapidez de acesso às informações
- Capacidade de atualização e edição
- Custo de implementação e manutenção
- Preferências pessoais e culturais da equipe
- Impacto ambiental
- Segurança e privacidade dos dados
- Integração com outros sistemas e processos
3 Exemplos de Softwares para Ordens de Serviço
Ordens de serviço digitais facilitam o rastreamento e a gestão de tarefas. Aqui estão três softwares que podem ajudar nesse processo:
- Freshdesk: Oferece uma solução intuitiva para gerenciar ordens de serviço com recursos de automação. Visite Freshdesk.
- Zendesk: Ideal para quem busca integração com atendimento ao cliente. Acesse Zendesk.
- ServiceNow: É um gigante no mundo ITSM, perfeito para grandes empresas. Confira em ServiceNow.
Customização dos Softwares
Cada software permite a personalização de ordens de serviço para atender necessidades específicas. Isso significa adaptar campos, fluxos de trabalho e até integrar com outros sistemas.
Treinando equipe em ordens de serviço
Ensinar a equipe sobre as ordens de serviço é um pouco como ensinar alguém a pescar. Dê a eles o conhecimento certo e eles poderão gerenciar qualquer situação com confiança. E claro, uma equipe bem treinada é a espinha dorsal de um serviço bem executado.
Com as ordens de serviço se tornando cada vez mais digitais, é fundamental que a capacitação inclua o uso de softwares específicos. Afinal, um clique pode substituir dezenas de ações do mundo analógico, e estar por dentro da tecnologia é meio caminho andado.
Aspectos Cruciais do Treinamento
Ao treinar sua equipe, há alguns pontos chave para garantir que as ordens de serviço sejam bem compreendidas e aplicadas:
- Conhecimento do sistema
- Interpretação correta dos dados
- Comunicação efetiva
- Resposta rápida a imprevistos
- Manuseio adequado de dispositivos móveis
- Compreensão do fluxo de trabalho
- Atualização constante sobre novas funcionalidades
Cada aspecto é um tijolo na construção da eficiência operacional. Investir tempo no treinamento pode economizar horas de trabalho no futuro.
Monitoramento: Ordem de Serviço
Monitorar as ordens de serviço é um jogo de atenção e precisão. Acompanhar o andamento de cada ordem garante que nada escape aos olhos da equipe, mantendo todos os prazos sob controle.
Para manter o controle sobre as ordens de serviço, é indispensável um sistema que permita visualizar o status de cada tarefa em tempo real. É a diferença entre dirigir um carro com um painel funcional e pilotar às cegas.
Ferramentas de Monitoramento
No mundo atual, diversas ferramentas auxiliam no monitoramento das ordens de serviço. Alguns exemplos são:
- Asana: Para um gerenciamento de tarefas simplificado. (Visite: Asana)
- Trello: Ótimo para visualização tipo kanban das ordens de serviço. (Acesse: Trello)
- Monday.com: Combina recursos de CRM e gerenciamento de projetos. (Confira: Monday)
Essas ferramentas transformam dados em painéis fáceis de entender, ajudando na tomada de decisões rápida e eficiente.
Conclusão
Ao final, entender e aplicar ordens de serviço com eficácia é uma arte que combina conhecimento técnico, atenção aos detalhes e uso inteligente da tecnologia.
Seja na formação da equipe, na escolha das ferramentas ou no método de monitoramento, a maestria em ordens de serviço é um trampolim para a excelência operacional e a satisfação do cliente.
