O funcionário pode usar a impressora da empresa para fins pessoais? Isso é previsto na legislação trabalhista ou fica a critério de cada empresa?
O funcionário pode debater esse tema com o gestor? Afinal de contas a impressora utiliza recursos como toner e papel que possuem um custo final elevado para a empresa, levando em conta o uso anual.
Ao mesmo tempo em que esse recurso pode ser um apoio ao funcionário, como em casos de impressão de trabalhos de faculdades e até mesmo apostilas de cursos.
Como debater então esse tema na empresa? Entenda mais sobre o assunto no artigo abaixo!
O que veremos neste artigo
Pode usar a impressora da empresa para fins pessoais?
Imprimir documentos, memorandos, contratos e outros papéis é uma rotina comum dentro de muitas empresas. Assim, é natural que essas organizações tenham impressoras próprias e, às vezes, até mesmo um setor ou funcionários para cuidar da questão.
O fato de a empresa de trabalho possuir uma estrutura de impressão pode fazer com que alguns funcionários elaborem uma falsa crença de que não há problema em imprimir documentos pessoais na impressora da empresa.
Então, podem não se sentir constrangidos em imprimir trabalhos acadêmicos na impressora da empresa, textos para leitura, contratos pessoais, documentos jurídicos ou planners.
No entanto, esse julgamento é equivocado e a razão é bem simples. O funcionário nunca deve realizar uma ação na empresa sem a ciência dos seus superiores. Fazer “escondido” ou sem autorização caracteriza uma conduta antiética por parte do colaborador.
Por que imprimir documentos na empresa sem autorização é antiético?
Porque o custo de manutenção de uma impressora, especialmente em contexto corporativo, é muito alto. Por isso que imprimir documentos na empresa sem autorização é antiético.
Esse é um dos aparelhos que costuma gerar mais problemas e dor de cabeça nas empresas.
Portanto, o uso dos equipamentos e dos materiais usados na impressão, como cartuchos, são de uso exclusivamente profissional.
Por essa razão, não há nenhuma obrigação por parte do empregador em ceder para os seus funcionários a utilização da impressora para seus fins pessoais.
O que diz a legislação?
Os artigos da CLT, que regem os princípios de conduta trabalhista, não tratam de forma específica sobre a questão do uso de impressoras.
No entanto, há um claro entendimento de que o uso indevido de internet ou equipamentos da empresa, assim como insubordinações, são passíveis de punição por parte do empregador.
Possibilidade de demissão por justa causa
Em casos mais extremos, onde os funcionários se utilizam da impressora para fazer centenas de impressões sem consentimento, isso pode até mesmo gerar uma situação de demissão por justa causa.
Isso porque uma situação dessas caracteriza um claro prejuízo financeiro à empresa, além de ato de insubordinação (caso não tenha havido uma expressa autorização para esse fim).
Imagina o prejuízo profissional em ser demitido por justa causa, algo que fica marcado no histórico de trabalho da pessoa, por um motivo banal como esse? É algo totalmente evitável.
Esconder não é uma boa tática
Funcionários mal intencionados podem até mesmo criar situações ou contextos que permitam que as impressões sejam feitas. Por exemplo, realizá-las após o fim do expediente ou quando já não há outras pessoas na empresa.
Contudo, essa prática incorreta não costuma ser bem sucedida visto que a maioria das empresas têm como saber se as impressões foram realizadas em número acima do normal.
Hoje em dia, existem até chips específicos para fazer a contabilidade de páginas impressas, além de outras medidas de gestão do controle de impressões.
Se houver necessidade, peça autorização
A permissão ou não de impressões de cunho pessoal em uma empresa é algo que fica a cargo do responsável ou gestor.
Então, se um funcionário tem necessidade de imprimir algum documento importante, como por exemplo, um papel para realizar um procedimento ou dar entrada em processo seletivo, deve pedir uma autorização formal.
A autorização formal não significa que o funcionário precise fazê-lo através de memorandos ou setores, basta ter um pedido franco e honesto ao seu gestor.
Com toda a certeza, se for a impressão de apenas um ou dois papéis, a maior parte dos líderes não vai se indispor a autorizar.
No entanto, se for uma regra explícita da empresa não permitir impressões pessoais, não há nada que o funcionário possa fazer para reverter o quadro.
Empresas devem investir no controle de impressões
Por tudo isso, é essencial que cada organização tenha um bom controle sobre as impressões realizadas na empresa.
Caso não seja possível concentrar todas as impressões em um único setor ou com pessoas específicas, é importante deixar todas as regras claras sobre como proceder para imprimir documentos.
O investimento em tecnologia de controle e gestão é uma das maneiras de lidar com esse tipo de demanda. Ao mesmo tempo, muitas empresas também adotam uma política de câmeras internas para identificar se situações inadequadas ocorreram.
Conscientização das equipes
Investir em um trabalho de educação e conscientização é uma boa estratégia para evitar que problemas relacionados ao não cumprimento de regras sobre impressão aconteçam.
É importante que os funcionários entendam que o fato deles usarem a impressora para imprimir arquivos do trabalho não os autoriza a imprimir arquivos pessoais, como fotografias, textos ou tarefas escolares.
A não ser, é claro, que haja uma autorização expressa para que ele possa imprimir o arquivo. Mesmo assim, é natural que muitas empresas adotem uma política com pouca flexibilidade.
Afinal, se todos os funcionários tiverem demandas semanais de impressão, isso vai gerar um custo extra aos cofres da empresa.
Exibição dos dados referentes às impressoras
Uma forma eficiente de ajudar na conscientização é exibir os dados relativos a impressão. O gestor pode mostrar quantas folhas a empresa gasta por mês, qual é o valor de cartuchos novos ou recarregados, quanto deve ser investido em manutenção.
A conscientização do custo financeiro ajuda os funcionários a visualizar que nada é feito “de graça” apesar da falsa impressão de que uma coisa ou outra não vai impactar o orçamento.
Como falamos no tópico acima, tudo depende da demanda, da quantidade e da recorrência. Com bom senso, é totalmente possível permitir que seus funcionários possam imprimir documentos importantes, por exemplo.
Estabeleça metas de economia em equipe
O trabalho de conscientização pode ser o ponto de partida para o estabelecimento de metas coletivas, como por exemplo, reduzir a necessidade de impressões em papel.
Além de colaborar com a economia de insumos e orçamento, é uma ótima maneira de contribuir para a redução de resíduos ambientais e preservação da natureza!
